Gestionale per catering e CRM degli eventi
RegiaPro è il gestionale per catering di chi cucina e serve a matrimoni, feste private ed eventi aziendali: il CRM tiene dietro ai clienti fino alla conferma, il gestionale segue preventivi, contratti, acconti, costi e fatture di ogni banchetto. Il percorso a quattro passi, subito sotto, si apre sulla voce «Catering per eventi».
Pensato per più di 50 mestieri: questo è già impostato per il tuo
Sabato 13 giugno: già preso
lo vedi prima di fare il preventivo
Oggi in RegiaPro
Esempio con dati di fantasia
18
Richieste
+6 questo mese
11
Date confermate
+3 questo mese
3.450 €
Da incassare
2 acconti in arrivo
Nuova richiesta per il 13 giugno
2 min fa
Contratto firmato, acconto segnato
ieri
Promemoria WhatsApp pronto per domani
ieri
- Prova gratis per 14 giorni, senza carta
- Si usa dal browser, anche dal telefono
- Calendario collegato a Google e iCloud
- Messaggi WhatsApp già scritti
- Fatture dal tuo Fatture in Cloud, dal piano Pro
- Prezzi pubblici, uguali per tutti
Tipologia di lavoro
Che lavoro fai? Se non ti trovi, l’ultima voce va benissimo.
Cosa ti serve? Sono accese le cose di base per Gestionale per catering e CRM degli eventi. Accendi quello che ti serve davvero: il pacchetto lo scegliamo da qui.
Il tuo RegiaPro è pronto.
Tocca un pacchetto: qui sotto vedi cosa trovi dentro.
Il listino è uno solo. Le gallerie fotografiche sono dentro tutti i pacchetti: se non consegni fotografie non le apri, ma il prezzo non cambia. Tutti i pacchetti a confronto
Cosa trovi entrando con
Il menu
La scheda di una richiesta
In evidenza i campi del tuo mestiere
Le fasi del lavoro
Dove si trova ogni lavoro, a colpo d’occhio
Un catering per eventi lavora su numeri che si muovono fino all'ultima settimana: gli invitati calano, il menu cambia dopo la degustazione, l'azienda chiede un aperitivo in più. Intanto la cucina deve sapere quali date sono prese e l'amministrazione quanto è stato versato. Un gestionale per catering che serve davvero tiene il filo di ogni evento, dalla richiesta al saldo. RegiaPro lo fa con una scheda per evento, aperta dall'ufficio o dallo smartphone durante l'allestimento, con un prezzo di partenza di 19,90 € mensili.
Cosa trovi dentro RegiaPro: dalla richiesta al giorno dell'evento
Un programma solo per le richieste, i documenti, i pagamenti e la giornata di lavoro. Tocca una scheda per vedere come funziona.
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Una scheda per cliente
Telefonate, preventivi, contratti e pagamenti in ordine di tempo: quando richiama dopo sei mesi, sai subito a che punto eravate.
Il modulo Lead -
Chi richiamare oggi
Ogni mattina l'elenco delle persone da risentire, con il messaggio WhatsApp già scritto. Parte dal tuo numero, quando decidi tu.
Richiami e messaggi -
Preventivi dal tuo modello
Il PDF col tuo logo, mandato con un collegamento: sai quando è stato aperto. Se non risponde, il programma te lo ripropone dopo 3, 7, 14 e 30 giorni.
Il preventivo -
Il contratto senza riscrivere
Nasce dal preventivo accettato, con i dati già dentro, ed esce in PDF pronto da firmare. Dal piano Pro.
In quali piani c'è -
Il giorno dell'evento
Le tappe della giornata con l'indirizzo verificato e l'ora a cui partire, calcolata sul traffico previsto per quel giorno.
La giornata di lavoro -
Gallerie di consegna
Le foto consegnate con un collegamento tuo, con password e scadenza: il cliente guarda e scarica.
RegiaPro Gallery -
Acconto, saldo e fattura
Acconto e saldo si registrano a parte, ognuno con la sua data. La fattura esce dalla scheda con la numerazione che continua da sola: dal piano Pro, con l'XML dal piano Studio.
I piani a confronto -
Il calendario che hai già
Appuntamenti e lavori nel calendario del telefono: RegiaPro si collega a Google Calendar e iCloud.
Il calendario collegato -
Quanto resta davvero
Le spese di un lavoro si tolgono da quel lavoro, quelle dello studio dall'anno: a dicembre sai quanto è rimasto, non solo quanto è entrato.
I conti di ogni lavoro -
Dal telefono, sul posto
Si usa dal browser del telefono: apri la scheda del cliente e alleghi foto e documenti, fino a 15 MB l'uno.
Come funziona
RegiaPro da vicino: le schermate vere
Così è fatto il programma dentro. Esempio con dati di fantasia: i clienti, i lavori e gli importi sono inventati.
Gestionale per catering: eventi privati, aziendali e pranzi di nozze
RegiaPro è pensato per il catering che lavora su prenotazione, con una cucina propria e il personale che cresce nei fine settimana. Tre tipi di cliente, tre modi di chiedere.
Pranzi e cene di nozze per cento invitati
La richiesta arriva un anno prima, passa dalla degustazione e si chiude con il numero definitivo di invitati pochi giorni prima. Sulla scheda tieni la data, la location, il numero di ospiti nelle note e ogni versione del preventivo.
Buffet e cene per eventi aziendali
Inaugurazioni, convention, cene con i clienti. Paga la società, spesso tramite un referente diverso da chi ha organizzato: all'evento colleghi l'azienda come intestatario, e i suoi dati fiscali vanno da soli sui documenti.
Feste private e catering a domicilio in giardino
Compleanni, battesimi, anniversari in casa o in giardino: preventivi più rapidi, decisioni in pochi giorni, e un richiamo che non deve arrivare tardi.
Aperitivi e coffee break per i clienti di sempre
Servizi brevi, spesso ripetuti per lo stesso cliente. Quando scrive un cliente che hai già, RegiaPro lo riconosce e ti porta alla sua scheda precedente.
Matrimonio, compleanno o evento aziendale: il tipo di banchetto
Per ogni evento scegli il tipo più vicino fra quelli già presenti, come Matrimonio, Compleanno, Battesimo o Evento aziendale. Da lì dipendono i giorni di validità del preventivo e il ritmo dei solleciti, e li cambi tipo per tipo nelle Impostazioni.
I primi banchetti da inserire: quelli dei prossimi tre mesi
Apri una scheda per ogni evento già confermato dei prossimi tre mesi, con data, orario, luogo e acconto. Sul calendario vedi subito i fine settimana pieni prima di rispondere a una nuova richiesta.
CRM catering: richieste, degustazioni e clienti da richiamare
Nel catering il cliente decide dopo aver assaggiato. Il CRM di RegiaPro segue quel momento: chi ha chiesto, chi è venuto alla degustazione, chi ha ricevuto il preventivo e non risponde.
Una richiesta di banchetto, una scheda
Nome, telefono, email, data dell'evento, città e canale di provenienza. Nelle note scrivi gli ospiti previsti, il tipo di servizio (a buffet o servito) e le intolleranze che il cliente ti segnala già al primo contatto.
La degustazione del menu in agenda
Una degustazione fissata dal telefono, su Google Calendar o iCloud, rientra in RegiaPro nell'elenco degli impegni in sospeso, dove decidi come trattarla. La mattina dell'assaggio rileggi sulla scheda del cliente menu e intolleranze.
Il menu con il prezzo che resta senza risposta
Spedito il menu con il prezzo, lo stato del cliente diventa «Offerta inviata» e RegiaPro ti rimette sotto gli occhi quel banchetto dopo 3 giorni, di nuovo dopo 7 e 14, per l'ultima volta dopo 30. Il sollecito è già scritto: si apre in WhatsApp e lo mandi dal telefono della cucina.
Quanti banchetti hai già quel sabato
Il pannello «Date libere» del calendario elenca, per ogni giorno occupato, i clienti che lo tengono, compresi quelli che stanno ancora decidendo. Prima di rispondere a una sposa sai se quel sabato hai già un pranzo o una cena aziendale.
Location partner o portale: il canale che porta banchetti
Portali per sposi, location partner, passaparola, Instagram. Il Report ti mostra quale di questi canali ha portato banchetti pagati; a un portale che fa pagare ogni contatto assegni quel prezzo, e il margine lo sconta.
Costo del catering a persona: come scriverlo nel preventivo
Il costo del catering a persona è la prima cosa che il cliente chiede e l'ultima che si chiude, perché dipende da menu, servizio e numero di ospiti. Il modo più chiaro di presentarlo è partire dalla quota a persona e arrivare al totale.
La quota a persona e il totale del banchetto
Sulla scheda metti l'importo totale concordato: per esempio 110 ospiti per 72 € a persona fanno 7.920 €. Nella nota del preventivo scrivi il calcolo, così il cliente legge sia la quota sia il totale.
Menu, bevande e personale di sala da scrivere nella nota
- menu per portate, con le alternative per bambini e intolleranze;
- bevande, vini e caffè;
- torta e servizio della torta;
- personale di sala e orario del servizio;
- stoviglie, tovagliato e allestimento del buffet;
- numero minimo di ospiti e scadenza per il numero finale.
Come si presenta il preventivo del catering
Il PDF porta il logo della tua cucina e una riga del tipo «Matrimonio del 11/09/2027 ad Alba» con il totale; il menu e il calcolo a persona stanno nella nota subito sotto. Con l'IVA, RegiaPro la ricava dal prezzo pattuito, così la cifra finale resta quella scritta nella nota.
Invio del preventivo e archivio dei menu proposti
Il preventivo del banchetto lo spedisci per email senza lasciare la scheda. Le versioni vecchie non spariscono: ciascuna conserva numero, menu, quota e giorni di validità che aveva quando è partita.
Numero invitati del matrimonio che cambia: un pranzo in tre preventivi
Nel catering il caso tipico non è la richiesta che diventa contratto, ma il numero di ospiti che scende e sale prima delle nozze. Ecco un pranzo seguito attraverso le sue versioni. Coppia, menu e cifre sono inventati per l'esempio.
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Marzo: Valentina e Simone chiedono un pranzo per 130
A marzo Valentina e Simone chiedono un pranzo di nozze per sabato 11 settembre 2027 in un casale di campagna: pensano a 130 invitati. Apri la scheda con tipo Matrimonio, data, città e provenienza «location partner», e nelle note scrivi due celiaci e un vegano.
Provalo 14 giorni -
12 giugno: il contratto del pranzo e l'acconto
Il 12 giugno la coppia firma il contratto sull'ultima versione e versa 2.300 € di acconto. Lo registri con il giorno del bonifico, porti il pranzo su «Confermato» e la data compare nel calendario della cucina, dalle 12 alle 18.
Il contratto, dal piano Pro -
Numero finale e tavoli dei celiaci nella nota
Nella nota importante scrivi «numero finale e tavoli dei celiaci entro il 4 settembre». Il promemoria compare il 4 settembre, sette giorni prima del pranzo.
Provalo 14 giorni -
101 ospiti: il numero finale, i camerieri e il gazebo
Il 3 settembre gli ospiti diventano 101: aggiorni l'importo a 7.474 €. Dopo il pranzo scrivi sulla scheda il personale extra di sala, un'agenzia con 4 camerieri per 520 €, e fra le spese vive il gazebo preso a noleggio per 340 €. Per la trasferta del furgone RegiaPro stima 64 km fra andata e ritorno.
Il preventivo dal tuo modello -
Il saldo del pranzo di nozze, la fattura e il Report
Il 20 settembre arriva il saldo di 5.174 €. La fattura del pranzo la emetti col Pro sull'importo finale. Camerieri, gazebo e viaggio entrano nel Report di settembre, che li toglie dagli incassi del mese; nella tabella per tipo di servizio vedi quanto rendono in media i matrimoni, prima di materie prime e ore in cucina.
Fatture e incassi nei piani
Da 130 a 104 ospiti: le tre versioni del preventivo
| Versione (esempio) | Quando | Ospiti | Quota a persona | Totale | Cosa è cambiato |
|---|---|---|---|---|---|
| Preventivo 1 | 20 marzo | 130 | 68 € | 8.840 € | Menu di quattro portate, buffet di antipasti |
| Preventivo 2 | 28 aprile | 115 | 74 € | 8.510 € | Dopo la degustazione aggiungono il secondo di pesce |
| Preventivo 3 | 5 giugno | 104 | 74 € | 7.696 € | Lista invitati definitiva prima dei 60 giorni |
Ogni versione è un preventivo nuovo dalla stessa scheda: cambia l'importo, cambia la nota, e le precedenti restano archiviate con il loro numero.
Contratto catering: conferma degli ospiti, menu e disdetta
Il contratto di catering, o di banqueting per chi lavora con una sala, mette nero su bianco le regole che nei giorni prima dell'evento evitano discussioni.
Le clausole del contratto di catering da non dimenticare
- data entro cui comunicare il numero definitivo di ospiti;
- numero minimo garantito da pagare comunque;
- menu approvato dopo la degustazione e cambi possibili;
- orario di inizio e fine del servizio, e costo delle ore in più;
- acconto, saldo e scadenze;
- condizioni in caso di disdetta o di cambio della data.
Il contratto del banchetto, riempito dalla scheda
Chi ha il piano Pro genera il contratto partendo dall'evento. Il testo di partenza del programma lo adatti una volta alla tua cucina; poi cliente, azienda che paga, data, orari, città del ricevimento, totale, acconto e saldo compaiono al posto dei segnaposto.
La firma del contratto alla degustazione
Si stampa e si firma alla degustazione o alla visita successiva; la copia firmata la carichi sulla scheda, accanto alle versioni del preventivo.
Vuoi vederlo con il tuo lavoro?
Quattordici giorni con le funzioni del piano Full, senza carta. Poi scegli tu.
Foto libere da Pexels e schermate vere del programma, con dati di fantasia.
Personale e noleggi del catering: camerieri, stoviglie e furgoni nei costi dell'evento
Il prezzo di un evento lo decidi prima, i costi li scopri dopo. Segnarli sulla scheda dell'evento è il modo per vedere nel Report quali tipi di evento convengono davvero.
Camerieri e chef extra per il fine settimana
Il personale chiamato per quell'evento, come l'agenzia dei camerieri o lo chef del fine settimana, lo annoti sulla scheda del banchetto con il nome e con quanto l'hai pagato.
Stoviglie, gazebo e attrezzature da banchetto a noleggio
Il noleggio di piatti, bicchieri, tovagliato o di un gazebo preso apposta finisce fra le spese vive del banchetto, con due parole di nota che a fine anno ti ricordano cos'era.
Il furgone refrigerato in viaggio verso la festa
Indicata la località del pranzo o della cena, un tocco su «Calcola» misura quanta strada c'è fra il tuo laboratorio, cioè l'indirizzo della sede, e il ricevimento, contando anche il rientro, e stima diesel, autostrada e ore di guida. La cifra entra nei costi del banchetto; per usarlo serve la chiave Google Maps salvata nelle Impostazioni.
Affitto del laboratorio, attrezzature e corsi HACCP
Affitto del laboratorio, attrezzature comprate, corsi HACCP: sono spese dell'attività e le tieni nella pagina Costi, separate dai singoli eventi.
Cifre di fantasia su una schermata reale del Report: in alto incassi, crediti ancora aperti, costi e margine; sotto, collaboratori, trasferte, spese dei lavori e costi dell'attività tenuti in caselle distinte.
Aprire un catering: tenere i conti di ogni evento dal primo cliente
Chi sta per aprire un catering di solito parte con la cucina e rimanda l'amministrazione. Se i conti nascono insieme ai primi eventi, a fine anno sai quali clienti e quali servizi tenere.
Caparra, rate e saldo di un banchetto
La caparra di un banchetto si segna con il giorno in cui è arrivata e con il mezzo usato, bonifico, contanti o carta; il resto può arrivare in più rate. Nell'elenco degli eventi un bollino distingue chi ha dato solo l'acconto da chi ha già chiuso il conto.
La fattura del banchetto a evento chiuso
Chiuso l'evento, la fattura del banchetto si genera col Pro dalla sua scheda: importo finale, intestatario e numero che segue l'ultima emessa. Il file elettronico in XML arriva con il piano Studio.
I matrimoni di giugno e le cene di dicembre, mese per mese
Il Report mostra incassi e costi mese per mese: vedi quanto pesano i matrimoni di giugno rispetto alle cene aziendali di dicembre.
I banchetti ancora da riscuotere il lunedì mattina
In cima al Report c'è la cifra degli eventi non ancora dichiarati pagati: la guardi il lunedì mattina e sai chi sollecitare per il saldo.
I dati dei clienti del catering al sicuro
Del database dei tuoi clienti si fa una copia di sicurezza a ogni avvio, e se ne tengono quattordici. All'ingresso, dopo la password, RegiaPro chiede un numero di sei cifre: menu, recapiti e acconti restano solo a chi lavora con te.
Come si comincia: tre passi, senza carta
Ti iscrivi, lo provi con il tuo lavoro vero, e solo alla fine decidi.
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Ti iscrivi in un minuto
Il tuo nome, il nome dello studio e l'email. Non chiediamo la carta di credito: l'accesso parte quando confermi l'email.
Comincia la prova -
Lo imposti sul tuo mestiere
Menu, campi della scheda e fasi del lavoro parlano come te. Colleghi il calendario che usi già.
Scegli qui il tuo mestiere -
Provi tutto, poi scegli
Quattordici giorni con le funzioni del Full. Alla fine scegli il piano, oppure ti fermi: niente si rinnova da solo.
Guarda i piani
Software banqueting o software catering con CRM: differenze e prezzi
Le pagine che Google mostra in cima per «software catering» e «software banqueting», rilette a metà settembre 2026, appartengono a due mondi diversi, che rispondono a domande diverse.
| Software banqueting | Gestionale e CRM come RegiaPro | |
|---|---|---|
| Domanda a cui risponde | Quanto costa questo menu e cosa serve in cucina? | A che punto è questo cliente e quanto deve ancora pagare? |
| Cosa tiene | Ricette, ingredienti, food cost, allergeni, tavoli, magazzino | Richieste, preventivi, contratti, acconti, costi dell'evento, fatture |
| Per chi | Sale ricevimenti e catering con più reparti | Catering che segue di persona clienti e preventivi |
| Prezzo | Su richiesta, dopo una demo | Da 19,90 € al mese, visibile a tutti sulla pagina dei prezzi |
Start, 19,90 € al mese: per il catering con pochi eventi
Oppure 199 € in un'unica soluzione annuale. Per un catering con pochi eventi: clienti in rubrica senza tetto, richiami calcolati dal programma, WhatsApp già scritti e dieci proposte al mese.
Pro, 34,90 € al mese: contratti e fatture dei banchetti
Oppure 349 € in un'unica soluzione annuale. Contratti degli eventi, fatture con numerazione annuale e tutte le proposte di menu che ti servono, senza tetto mensile.
Studio, 59,90 € al mese: le fatture del catering anche in XML
Oppure 599 € in un'unica soluzione annuale. Le fatture anche in XML e un filo diretto su WhatsApp con chi ti aiuta a partire.
La prova sui banchetti della stagione, per due settimane
Il Full completo per due settimane, senza nessun metodo di pagamento da lasciare: lasci l'email, confermi, e sei dentro in pochi minuti.
Perché fidarsi: i tuoi dati restano tuoi
Quello che conta prima di mettere i tuoi clienti in un programma nuovo.
I dati stanno in Europa
Su server in Europa. Ogni studio vede solo i propri dati: la separazione la fa rispettare il database stesso.
Se smetti, i dati restano tuoi
L'account torna in sola lettura e niente si cancella, se non lo chiedi tu. Una copia te la mandiamo in un formato leggibile.
Prezzi scritti prima
Listino pubblico, uguale per tutti i mestieri: lo leggi nella pagina dei prezzi prima di iscriverti.
Si parla con una persona
Nato in uno studio in Toscana, non in un ufficio. Scrivi a info@regiapro.it o dalla pagina dei contatti.
Domande frequenti sul gestionale per catering e sul CRM
Come preparo un preventivo con il prezzo a persona?
Sulla scheda dell'evento inserisci il totale già moltiplicato e, nella nota, il numero di ospiti, la quota e il menu con bevande e servizio. Nel PDF il cliente trova in alto la cifra complessiva e sotto tutto il dettaglio che hai scritto.
Il numero degli invitati cambia: come aggiorno il preventivo?
Correggi la cifra sulla scheda e fai uscire un'altra versione del preventivo. Ha il suo numero, e quelle di prima restano in archivio: vedi in ogni momento quanti ospiti e quale quota avevi proposto a quel cliente.
Dove segno allergie e intolleranze degli ospiti?
Nelle note della scheda dell'evento, e se c'è un elenco lo alleghi in PDF o Word. Quello che va ricontrollato con la cucina lo metti nella nota importante: una settimana prima del banchetto torna fuori come promemoria.
Posso vedere quanto mi rendono i matrimoni?
Sì. Metti sulle schede il costo del personale extra, i noleggi fra le spese vive e la stima della trasferta: il Report li toglie da quanto hai incassato e ti dà il margine del mese e dell'anno, e quello di ogni tipo di evento con la media a evento.
La fattura può andare all'azienda e non al referente?
Sì. All'evento colleghi come intestatario la società che paga, e col Pro la fattura del servizio esce a suo nome. Quando la stessa azienda ti richiama per la cena di Natale, la trovi già fra le anagrafiche.
Come vedo quanti eventi ho già in un giorno?
Nel calendario il pannello delle date libere elenca i giorni impegnati con i nomi dei clienti, anche quelli in trattativa. I banchetti confermati li ritrovi pure sul calendario del telefono, con l'ora in cui inizia e finisce il servizio.
I messaggi ai clienti partono da soli?
Li mandi tu. RegiaPro prepara il testo per ogni momento, dal primo contatto al sollecito, e ti dice chi sentire oggi. Con «Apri WhatsApp» il messaggio è già scritto e premi invio dal tuo numero.
Si può usare dal telefono durante un evento?
Sì, funziona nel browser dello smartphone. Durante l'allestimento apri la scheda, rileggi le note su menu e intolleranze e aggiungi una foto o un appunto; sul computer ritrovi tutto aggiornato.
Testo rivisto il 14 settembre 2026 riprovando nel programma ogni funzione nominata. Valentina, Simone e il loro pranzo sono inventati, e il confronto riassume i siti dei programmi per banchetti visitati nella stessa settimana. Una frase ti sembra sbagliata rispetto al tuo RegiaPro? Segnalala a info@regiapro.it e la rivediamo.
Prova RegiaPro sugli eventi della stagione del catering
Carica gli eventi confermati dei prossimi mesi e le richieste ancora aperte, poi porta il prossimo menu proposto fino al saldo del banchetto: bastano quattordici giorni per sapere quante telefonate ti risparmia RegiaPro. Per quelle due settimane hai davanti il Full al completo.
Fornitori degli stessi eventi: gestionale per DJ, gestionale per fotografi e software per wedding planner.