Gestionale per location eventi e CRM
RegiaPro è il gestionale per location eventi: ville e sale che si affittano per matrimoni, feste private e cene aziendali, con un CRM che segue visite, coppie e aziende. Nel percorso trovi già «Location per eventi»: tieni accese solo le parti che ti servono.
Pensato per più di 50 mestieri: questo è già impostato per il tuo
Sabato 13 giugno: già preso
lo vedi prima di fare il preventivo
Oggi in RegiaPro
Esempio con dati di fantasia
18
Richieste
+6 questo mese
11
Date confermate
+3 questo mese
3.450 €
Da incassare
2 acconti in arrivo
Nuova richiesta per il 13 giugno
2 min fa
Contratto firmato, acconto segnato
ieri
Promemoria WhatsApp pronto per domani
ieri
- Prova gratis per 14 giorni, senza carta
- Si usa dal browser, anche dal telefono
- Calendario collegato a Google e iCloud
- Messaggi WhatsApp già scritti
- Fatture dal tuo Fatture in Cloud, dal piano Pro
- Prezzi pubblici, uguali per tutti
Tipologia di lavoro
Che lavoro fai? Se non ti trovi, l’ultima voce va benissimo.
Cosa ti serve? Sono accese le cose di base per Gestionale per location eventi e CRM. Accendi quello che ti serve davvero: il pacchetto lo scegliamo da qui.
Il tuo RegiaPro è pronto.
Tocca un pacchetto: qui sotto vedi cosa trovi dentro.
Il listino è uno solo. Le gallerie fotografiche sono dentro tutti i pacchetti: se non consegni fotografie non le apri, ma il prezzo non cambia. Tutti i pacchetti a confronto
Cosa trovi entrando con
Il menu
La scheda di una richiesta
In evidenza i campi del tuo mestiere
Le fasi del lavoro
Dove si trova ogni lavoro, a colpo d’occhio
Una location vive di date: un sabato di settembre si affitta una volta sola, e la stessa data la possono chiedere due coppie nella stessa settimana. Un gestionale per location eventi deve dirti subito se il giorno è libero, chi è venuto a vedere la sala, chi ha versato la caparra e quante rate mancano. RegiaPro lo fa con una scheda per prenotazione, dal computer della reception o dal telefono mentre mostri il giardino, da 19,90 € al mese.
Cosa trovi dentro RegiaPro: dalla richiesta al giorno dell'evento
Un programma solo per le richieste, i documenti, i pagamenti e la giornata di lavoro. Tocca una scheda per vedere come funziona.
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Una scheda per cliente
Telefonate, preventivi, contratti e pagamenti in ordine di tempo: quando richiama dopo sei mesi, sai subito a che punto eravate.
Il modulo Lead -
Chi richiamare oggi
Ogni mattina l'elenco delle persone da risentire, con il messaggio WhatsApp già scritto. Parte dal tuo numero, quando decidi tu.
Richiami e messaggi -
Preventivi dal tuo modello
Il PDF col tuo logo, mandato con un collegamento: sai quando è stato aperto. Se non risponde, il programma te lo ripropone dopo 3, 7, 14 e 30 giorni.
Il preventivo -
Il contratto senza riscrivere
Nasce dal preventivo accettato, con i dati già dentro, ed esce in PDF pronto da firmare. Dal piano Pro.
In quali piani c'è -
Il giorno dell'evento
Le tappe della giornata con l'indirizzo verificato e l'ora a cui partire, calcolata sul traffico previsto per quel giorno.
La giornata di lavoro -
Gallerie di consegna
Le foto consegnate con un collegamento tuo, con password e scadenza: il cliente guarda e scarica.
RegiaPro Gallery -
Acconto, saldo e fattura
Acconto e saldo si registrano a parte, ognuno con la sua data. La fattura esce dalla scheda con la numerazione che continua da sola: dal piano Pro, con l'XML dal piano Studio.
I piani a confronto -
Il calendario che hai già
Appuntamenti e lavori nel calendario del telefono: RegiaPro si collega a Google Calendar e iCloud.
Il calendario collegato -
Quanto resta davvero
Le spese di un lavoro si tolgono da quel lavoro, quelle dello studio dall'anno: a dicembre sai quanto è rimasto, non solo quanto è entrato.
I conti di ogni lavoro -
Dal telefono, sul posto
Si usa dal browser del telefono: apri la scheda del cliente e alleghi foto e documenti, fino a 15 MB l'uno.
Come funziona
RegiaPro da vicino: le schermate vere
Così è fatto il programma dentro. Esempio con dati di fantasia: i clienti, i lavori e gli importi sono inventati.
Gestionale per location eventi: per quale villa, sala o agriturismo è fatto
RegiaPro è costruito attorno alla data prenotata e alla persona che la prenota. Rende al meglio nelle strutture dove ogni evento ha un referente, un contratto e dei pagamenti a scadenza.
Ville e dimore per matrimoni
Poche date all'anno, di valore alto, prenotate con dodici o diciotto mesi di anticipo: visite, caparra, rate e un contratto lungo da far rispettare.
Sale per feste private e compleanni
Tante date, importi più piccoli, richieste che arrivano la sera su WhatsApp: serve rispondere in fretta e sapere al volo se quel sabato è già preso.
Location per cene e convention aziendali
Cene di Natale, convention, presentazioni: chi prenota è un ufficio, chi paga è una società con partita IVA e codice SDI, e la fattura va fatta bene al primo colpo.
Agriturismi e ristoranti con sala dedicata
La sala eventi convive con l'attività di tutti i giorni, e ogni evento ha la sua scheda e il suo posto nel calendario.
Da dove comincia una villa: le prenotazioni già firmate
Inserisci le prenotazioni già firmate per i prossimi due anni, ognuna con data, orari di inizio e fine, caparra ricevuta e rate da incassare. Il pannello delle date libere si colora da solo, e da quel momento rispondi a chi chiede un giorno senza sfogliare l'agenda di carta.
CRM per location: dalla richiesta di disponibilità alla visita della sala
Il CRM di una location lavora in cinque momenti, sempre gli stessi. RegiaPro ne tiene traccia sulla scheda di ogni coppia o azienda.
1. La domanda sulla data della sala
La prima domanda è quasi sempre «quel sabato è libero?», e arriva per telefono, su WhatsApp o per email. La risposta sta nel pannello «Date libere», che apri anche dallo smartphone: se il giorno è verde, crei subito la scheda della coppia con data e recapito, così la richiesta non resta sepolta fra i messaggi.
2. La visita alla location
Fissata la visita, la segni nel calendario del telefono; se RegiaPro può leggerlo, la trovi fra gli impegni. Sulla scheda alleghi la piantina della sala, le foto dell'allestimento che la coppia ha visto e la lista degli invitati stimati.
3. Dopo il giro in villa
Scrivi l'importo, prepari il preventivo in PDF col logo della struttura e lo spedisci con l'email della scheda, che si sposta da sola sullo stato «Offerta inviata». La brochure della villa sta una volta per tutte nella libreria dei file da allegare, pronta per ogni messaggio.
4. La coppia che sparisce dopo la visita
Se la coppia sparisce, RegiaPro la rimette nella lista del giorno dopo tre, sette, quattordici e trenta giorni. Se ti ha detto «decidiamo dopo la visita all'altra villa», scrivi tu la data di ricontatto e il programma la tiene così.
5. Chi ha mandato la coppia alla tua location
Fotografo, wedding planner, portale dei matrimoni, passaparola: la provenienza sulla scheda, e a fine anno il Report ti dice quali canali portano prenotazioni pagate.
L'elenco dei lavori così com'è nel programma, riempito con nomi e cifre finti: in cima i mesi dell'anno con quanti eventi contengono e quanto valgono, sotto ogni scheda con data, luogo, stato e pagamento, da «Acconto ricevuto» a «Saldato», e la ricerca per nome o telefono.
Calendario prenotazioni della location: date libere, occupate e da confermare
Per una location il calendario prenotazioni è il cuore del lavoro. In RegiaPro le date le leggi in tre modi, e dicono tutte e tre la stessa cosa.
Il pannello «Date libere» della location
In cima al calendario, chiuso finché non lo apri: venerdì, sabati e domeniche settimana per settimana, liberi in verde e occupati in rosso. Scegli se guardare i prossimi mesi, l'anno in corso o uno dei due successivi; ogni giorno rosso si apre e porta alla scheda che lo tiene.
Quando un sabato della villa diventa occupato
Appena esiste una scheda con quel giorno, anche solo in trattativa o con il preventivo mandato. Torna libera quando la scheda passa a «Perso», che segni tu, o a «Nessuna risposta», che RegiaPro mette da solo quando i solleciti sono finiti o la data è passata senza conferma. Così ogni giorno rosso corrisponde a una scheda precisa, con un nome e un telefono da chiamare.
Pranzo e cena nella stessa sala, nello stesso giorno
Due eventi nella stessa data sono due schede con orari diversi, per esempio una comunione alle 12:30 e una cena aziendale alle 20. Nel calendario compaiono uno sotto l'altro.
Le prenotazioni della sala sul calendario del telefono
Ogni prenotazione confermata finisce nell'agenda Google o iCloud all'ora giusta; se RegiaPro può leggere quell'agenda e tu sposti l'evento, qualche minuto dopo cambia anche la data sulla scheda. I giorni di chiusura o di manutenzione del giardino li segni sul telefono e li smisti in RegiaPro come impegni.
Affitto villa per matrimonio: una data contesa, dalla visita alla firma
Questo esempio segue due coppie che vogliono lo stesso sabato nella stessa villa. La villa, le coppie, le date e ogni importo sono inventati; servono a mostrare come si comportano date, schede e solleciti quando il giorno è conteso.
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Sabato 11 settembre 2027 a Villa Esempio
Villa Esempio ha un giardino per la cerimonia e una sala interna per la pioggia. Quel sabato è il più richiesto della stagione, e a ottobre 2026 due coppie lo chiedono a distanza di pochi giorni.
Provalo 14 giorni -
3 ottobre 2026: Chiara e Matteo visitano la villa
Chiara e Matteo visitano la villa. Apri la loro scheda con la data dell'11 settembre, e due giorni dopo mandi un preventivo da 6.900 € con la nota che elenca esclusiva della villa, orari e sala coperta. Da questo momento quel sabato è rosso nel pannello.
Il preventivo dal tuo modello -
20 ottobre: il WhatsApp di Elisa per lo stesso sabato in villa
Elisa scrive alle 22 su WhatsApp: «l'11 settembre 2027 è libero?». Dal telefono apri il pannello «Date libere»: il sabato è rosso, e toccandolo vedi che lo tiene la scheda di Chiara e Matteo, con il preventivo mandato. Rispondi a Elisa che la data è in valutazione da un'altra coppia e che la richiami a giorni; intanto apri la scheda di Elisa e Paolo, sullo stesso giorno, con il suo numero.
Richiami e messaggi -
21 ottobre: il sollecito a Chiara e Matteo
Nella pagina Attività Chiara e Matteo sono fra le persone da risentire, con il sollecito delle due settimane già in ritardo di due giorni. Apri WhatsApp dalla scheda, e la risposta arriva in un'ora: hanno scelto un'altra villa, vicina alla chiesa. Segni la loro scheda come persa.
Richiami e messaggi -
26 ottobre: la visita di Elisa e Paolo
Chiami Elisa, fissi la visita, la mostri il 26. Il 28 prepari il preventivo da 7.400 €: esclusiva dalle 10 alle 2 di notte, giardino e sala, camera per gli sposi. Nel campo dell'offerta accettata, alla conferma, scriverai la riga che riassume questa scelta.
Il preventivo dal tuo modello -
9 novembre: firma del contratto di villa, caparra e calendario
Elisa e Paolo firmano il contratto preparato dal tuo modello, col piano Pro, e versano 2.200 € di caparra con bonifico: sulla scheda li registri come acconto. La scheda va su «Confermato» e l'11 settembre compare nel calendario del telefono. Il saldo di 5.200 € lo dividi in due rate: 2.600 € a marzo e 2.600 € a inizio settembre.
Il contratto, dal piano Pro -
Settembre 2027: gli ultimi giorni prima del matrimonio in villa
Nella nota importante hai scritto «confermare al catering il numero definitivo degli ospiti»: il 4 settembre, sette giorni prima, compare fra le attività. Il 3 arriva l'ultima rata. Sulla scheda annoti 280 € per il custode e il personale di pulizia e 150 € di pulizia straordinaria del giardino: a conti fatti restano 6.970 € alla villa per quella giornata, prima di tasse e costi fissi della struttura.
Fatture e incassi nei piani
Le due coppie per lo stesso sabato (esempio con dati inventati)
| Data | Chiara e Matteo | Elisa e Paolo | In RegiaPro |
|---|---|---|---|
| 3-5 ottobre 2026 | Visita e preventivo da 6.900 € | — | Scheda con data 11 settembre, «Offerta inviata», sabato in rosso |
| 20 ottobre | Ancora in silenzio | Domanda su WhatsApp per la stessa data | Sabato rosso nel pannello, nasce la seconda scheda |
| 21 ottobre | Scelgono un'altra villa | — | Sollecito dalla pagina Attività, scheda segnata come persa |
| 26-28 ottobre | — | Visita e preventivo da 7.400 € | Visita dal telefono, PDF per email |
| 9 novembre | — | Firma e 2.200 € di caparra | Contratto, acconto, «Confermato», calendario |
| Marzo e settembre 2027 | — | Due rate da 2.600 € | Rate del saldo registrate, promemoria del catering |
Differenza tra caparra e acconto: come la location incassa e registra la data
Molte coppie, e anche molti gestori, usano le due parole come se fossero uguali. Non lo sono, e per una location la differenza conta proprio quando una prenotazione salta.
La caparra confirmatoria per la data della villa
È regolata dall'articolo 1385 del Codice civile. Se chi l'ha versata non rispetta l'accordo, chi l'ha ricevuta può recedere e trattenerla; se invece è chi l'ha ricevuta a non rispettarlo, l'altra parte può recedere e chiedere il doppio.
L'acconto sull'affitto della sala
È una parte del prezzo pagata in anticipo. Se il contratto non va avanti, di norma si restituisce, e gli eventuali danni vanno dimostrati a parte. Quale formula usare, e con quali parole, lo decidi con il tuo consulente legale.
Come la location tiene caparra e rate in RegiaPro
Sulla scheda il primo pagamento si registra nel campo dell'acconto, con data e metodo; nel testo del contratto lo chiami con il nome giuridico che hai scelto, e la cifra la prende dalla scheda. Il resto del prezzo lo dividi in rate con le loro scadenze, e sommando le prenotazioni vedi quanto devi ancora ricevere da qui a fine stagione.
Location per eventi aziendali: la fattura della cena alla società
Per la cena di Natale di un'azienda agganci alla scheda l'anagrafica della società che paga. Dal Pro in su la fattura nasce da lì per la cifra pattuita; col piano Studio prepari anche il file XML per il Sistema di Interscambio.
Vuoi vederlo con il tuo lavoro?
Quattordici giorni con le funzioni del piano Full, senza carta. Poi scegli tu.
Foto libere da Pexels e schermate vere del programma, con dati di fantasia.
Contratto location matrimonio: capienza, orari, musica e penali
Il contratto di una location per matrimonio è lungo, e cambia poco da una coppia all'altra. In RegiaPro lo scrivi una volta nel tuo modello, dal piano Pro, e a ogni firma i nomi, la data, gli orari, l'offerta accettata, il totale, la caparra e il saldo arrivano dalla scheda. Il testo va fatto controllare da un legale; questi sono i temi che non dovrebbero mancare.
La sala ricevimenti e i suoi limiti
Numero massimo di ospiti seduti e in piedi; aree comprese nell'affitto e aree escluse; allestimenti permessi e vietati, come candele libere, coriandoli o fuochi; fornitori esterni ammessi e cosa devono garantire.
La giornata del matrimonio in location
Orario di accesso per fornitori e allestitori; inizio e fine della festa; limite della musica all'aperto; piano per la pioggia; parcheggi e navette; chi apre e chi chiude la struttura.
Caparra, rate e cambi di data della location
Caparra alla firma e rate con le date; cosa succede in caso di disdetta a dodici, sei o un mese dall'evento; condizioni per spostare la data; danni alla struttura e deposito cauzionale.
La firma del contratto in villa
Il PDF lo stampate e lo firmate in villa, di solito il giorno in cui arriva la caparra. Il documento generato rimane fra quelli della scheda, dove lo ritrovi anche a distanza di due anni, e la copia firmata la carichi accanto.
Software per sale ricevimenti: banqueting, gestione eventi o gestionale e CRM?
Cercando un software per location e sale ricevimenti, il 14 settembre 2026 abbiamo trovato soprattutto programmi per il banqueting e per strutture ricettive. Abbiamo aperto le pagine di tre produttori.
| Banqueting e catering | Gestione eventi per strutture | Gestionale a moduli con sito | RegiaPro, gestionale e CRM | |
|---|---|---|---|---|
| Pensato per | Sale ricevimento con cucina, catering | Ville, hotel, ristoranti con eventi | Organizzatori di cerimonie e ricevimenti | Location che affittano date e seguono coppie e aziende |
| Punti forti | Food cost, preventivi, caparre, fatturazione elettronica, messaggi | Gestione degli eventi della struttura | Preventivi dettagliati, disponibilità per risorsa, fatture elettroniche | Date libere, visite, solleciti, contratti, caparra e rate del saldo |
| Prezzo trovato | Non scritto in pagina | Non scritto, licenza o canone | 60 € a semestre più IVA | Da 19,90 € al mese |
RegiaPro fa per la tua villa o sala se
- vendi soprattutto date, e la cucina la gestisce un catering o un reparto a parte;
- ricevi molte domande sulla disponibilità, anche la sera e nel fine settimana;
- vuoi sapere a colpo d'occhio chi deve ancora pagare una rata.
Cosa usa subito una location per eventi
- una scheda per prenotazione con visite, piantine, provenienza e chi paga;
- preventivi in PDF per ogni coppia e, salendo al Pro, contratti e fatture intestate a coppie o aziende;
- pannello delle date, rate del saldo, promemoria e messaggi WhatsApp.
Come si comincia: tre passi, senza carta
Ti iscrivi, lo provi con il tuo lavoro vero, e solo alla fine decidi.
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Ti iscrivi in un minuto
Il tuo nome, il nome dello studio e l'email. Non chiediamo la carta di credito: l'accesso parte quando confermi l'email.
Comincia la prova -
Lo imposti sul tuo mestiere
Menu, campi della scheda e fasi del lavoro parlano come te. Colleghi il calendario che usi già.
Scegli qui il tuo mestiere -
Provi tutto, poi scegli
Quattordici giorni con le funzioni del Full. Alla fine scegli il piano, oppure ti fermi: niente si rinnova da solo.
Guarda i piani
Quanto costa RegiaPro per ville e sale eventi
Il listino è pubblico. Per una location contano tre piani, e si comincia sempre dalla prova.
Start per una sala con poche date
Il minimo per partire: 19,90 € al mese, che diventano 199 € scegliendo l'abbonamento annuale. Prenotazioni senza limite di numero, solleciti ordinati, testi WhatsApp e dieci preventivi mensili, adatti a una sala con poche date.
Pro per la location che vive di eventi
La scelta di chi vive di eventi: 34,90 € mensili o 349 € annuali. Si aprono i contratti dal modello e le fatture, e i preventivi per le coppie non hanno più un numero massimo al mese.
Studio per la villa che lavora con le aziende
Per chi lavora molto con le aziende: 59,90 € mensili o 599 € annuali, aggiunge il tracciato della fattura elettronica e, chiuso l'anno, un pacchetto unico da girare a chi tiene la contabilità della villa.
I 14 giorni di prova sulla tua location
Si usa il Full completo senza dare dati di pagamento. L'accesso si apre da solo appena confermi l'email, e alla fine sei tu a decidere come continuare.
A listino c'è pure il Full a 44,90 € al mese, utile a chi consegna foto e filmati; la tabella con tutte le voci dei piani la trovi nella pagina Prezzi.
Perché fidarsi: i tuoi dati restano tuoi
Quello che conta prima di mettere i tuoi clienti in un programma nuovo.
I dati stanno in Europa
Su server in Europa. Ogni studio vede solo i propri dati: la separazione la fa rispettare il database stesso.
Se smetti, i dati restano tuoi
L'account torna in sola lettura e niente si cancella, se non lo chiedi tu. Una copia te la mandiamo in un formato leggibile.
Prezzi scritti prima
Listino pubblico, uguale per tutti i mestieri: lo leggi nella pagina dei prezzi prima di iscriverti.
Si parla con una persona
Nato in uno studio in Toscana, non in un ufficio. Scrivi a info@regiapro.it o dalla pagina dei contatti.
Domande frequenti delle location su RegiaPro
Due coppie chiedono lo stesso sabato: come me ne accorgo?
Appena la prima coppia ha una scheda con quella data, il giorno diventa rosso nel pannello «Date libere», anche se è solo in trattativa. Quando arriva la seconda richiesta lo vedi prima di rispondere, e un clic sul giorno ti porta alla scheda di chi lo sta valutando.
Nella stessa giornata ho un pranzo e una cena: si può?
Sì: lo stesso giorno può ospitare due prenotazioni, ciascuna sulla propria scheda, una a mezzogiorno e una la sera. Ognuna ha il suo cliente, il suo preventivo e i suoi pagamenti, e il calendario le mostra entrambe.
Come registro la caparra e le rate del saldo?
La caparra si annota come acconto, indicando quando è arrivata e se con bonifico, carta o contanti. Il saldo lo dividi in più rate, e per ognuna segni quando arriva: sulla scheda vedi quanto manca, e sommando le prenotazioni quanto devi ancora incassare nella stagione.
Una coppia mi scrive la sera per sapere se una data è libera: come rispondo?
Apri RegiaPro dal telefono e guarda il pannello «Date libere». Se il sabato è verde, crei la scheda della coppia con quel giorno e il suo numero, e da quel momento la data risulta occupata anche per chi chiederà dopo; se è rosso, un tocco ti dice chi lo sta valutando e a che punto è.
Come tengo traccia delle visite alla location?
La visita la metti nell'agenda del cellulare; se il collegamento in lettura è acceso, compare in RegiaPro accanto agli altri impegni. Dopo la visita scrivi sulla scheda cosa ha colpito la coppia e cosa li frena, e alleghi le foto degli angoli che hanno guardato di più.
Posso mandare la brochure della villa dopo la visita?
Sì. Salvi il PDF della brochure nella libreria dei file, e quando scrivi alla coppia lo scegli come allegato, magari insieme al preventivo. Un file extra può arrivare a 15 MB.
Come intesto la fattura a un'azienda per una cena di Natale?
All'azienda dai un'anagrafica di chi paga, con P. IVA, SDI e posta certificata, e la agganci alla scheda della cena. Il referente dell'ufficio resta nella scheda con il suo telefono, mentre la fattura del piano Pro prende i dati della società.
Posso usarlo dal telefono mentre accompagno una coppia in giardino?
Sì, RegiaPro si apre nel browser dello smartphone. Mentre cammini con la coppia controlli le date libere, apri la scheda e scrivi le prime note, così a fine visita il preventivo è quasi pronto.
Revisione del 14 settembre 2026: tutte le funzioni nominate sono state verificate direttamente nel programma prima di finire in pagina. Villa Esempio, le due coppie e le cifre sono di fantasia; la nota sull'articolo del Codice civile è un'informazione generale, e quelle sugli altri software vengono dai siti dei produttori consultati quel giorno. Una frase non corrisponde a ciò che vedi nel tuo account? Segnalacelo all'indirizzo info@regiapro.it e la rivediamo.
Riempi la stagione della villa con RegiaPro
Comincia dalla prossima richiesta per un sabato conteso: scheda, visita, preventivo, caparra e rate. Il Full resta aperto per intero quattordici giorni; al termine decidi quale piano tenere per la struttura.
Fornitori che lavorano nelle tue sale: software per allestimenti floreali, software noleggio attrezzature, agenda make up artist. Gli altri mestieri sono nella pagina dei professionisti.