Software per wedding planner: gestionale e CRM
RegiaPro è il software per wedding planner che trasformano una fiera, un messaggio o un passaparola in un matrimonio firmato: il CRM segue le coppie finché decidono, il gestionale tiene compenso, incarico, rate e fatture. Nel percorso qui sotto trovi già scelto «Wedding planner» e aggiungi le funzioni che ti servono.
Pensato per più di 50 mestieri: questo è già impostato per il tuo
Sabato 13 giugno: già preso
lo vedi prima di fare il preventivo
Oggi in RegiaPro
Esempio con dati di fantasia
18
Richieste
+6 questo mese
11
Date confermate
+3 questo mese
3.450 €
Da incassare
2 acconti in arrivo
Nuova richiesta per il 13 giugno
2 min fa
Contratto firmato, acconto segnato
ieri
Promemoria WhatsApp pronto per domani
ieri
- Prova gratis per 14 giorni, senza carta
- Si usa dal browser, anche dal telefono
- Calendario collegato a Google e iCloud
- Messaggi WhatsApp già scritti
- Fatture dal tuo Fatture in Cloud, dal piano Pro
- Prezzi pubblici, uguali per tutti
Tipologia di lavoro
Che lavoro fai? Se non ti trovi, l’ultima voce va benissimo.
Cosa ti serve? Sono accese le cose di base per Software per wedding planner: gestionale e CRM. Accendi quello che ti serve davvero: il pacchetto lo scegliamo da qui.
Il tuo RegiaPro è pronto.
Tocca un pacchetto: qui sotto vedi cosa trovi dentro.
Il listino è uno solo. Le gallerie fotografiche sono dentro tutti i pacchetti: se non consegni fotografie non le apri, ma il prezzo non cambia. Tutti i pacchetti a confronto
Cosa trovi entrando con
Il menu
La scheda di una richiesta
In evidenza i campi del tuo mestiere
Le fasi del lavoro
Dove si trova ogni lavoro, a colpo d’occhio
Chi organizza matrimoni vende soprattutto tempo e fiducia, e li vende con largo anticipo: una coppia conosciuta a gennaio si sposa l'anno dopo, e fra il primo caffè e la firma possono passare due mesi di messaggi. Un software per wedding planner deve ricordarti chi aspetta una proposta, cosa hai promesso e quanto resta da incassare del tuo compenso. RegiaPro lo fa con una scheda per coppia, consultabile dalla scrivania come dal cellulare durante un sopralluogo, e per cominciare bastano 19,90 € al mese.
Cosa trovi dentro RegiaPro: dalla richiesta al giorno dell'evento
Un programma solo per le richieste, i documenti, i pagamenti e la giornata di lavoro. Tocca una scheda per vedere come funziona.
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Una scheda per cliente
Telefonate, preventivi, contratti e pagamenti in ordine di tempo: quando richiama dopo sei mesi, sai subito a che punto eravate.
Il modulo Lead -
Chi richiamare oggi
Ogni mattina l'elenco delle persone da risentire, con il messaggio WhatsApp già scritto. Parte dal tuo numero, quando decidi tu.
Richiami e messaggi -
Preventivi dal tuo modello
Il PDF col tuo logo, mandato con un collegamento: sai quando è stato aperto. Se non risponde, il programma te lo ripropone dopo 3, 7, 14 e 30 giorni.
Il preventivo -
Il contratto senza riscrivere
Nasce dal preventivo accettato, con i dati già dentro, ed esce in PDF pronto da firmare. Dal piano Pro.
In quali piani c'è -
Il giorno dell'evento
Le tappe della giornata con l'indirizzo verificato e l'ora a cui partire, calcolata sul traffico previsto per quel giorno.
La giornata di lavoro -
Gallerie di consegna
Le foto consegnate con un collegamento tuo, con password e scadenza: il cliente guarda e scarica.
RegiaPro Gallery -
Acconto, saldo e fattura
Acconto e saldo si registrano a parte, ognuno con la sua data. La fattura esce dalla scheda con la numerazione che continua da sola: dal piano Pro, con l'XML dal piano Studio.
I piani a confronto -
Il calendario che hai già
Appuntamenti e lavori nel calendario del telefono: RegiaPro si collega a Google Calendar e iCloud.
Il calendario collegato -
Quanto resta davvero
Le spese di un lavoro si tolgono da quel lavoro, quelle dello studio dall'anno: a dicembre sai quanto è rimasto, non solo quanto è entrato.
I conti di ogni lavoro -
Dal telefono, sul posto
Si usa dal browser del telefono: apri la scheda del cliente e alleghi foto e documenti, fino a 15 MB l'uno.
Come funziona
RegiaPro da vicino: le schermate vere
Così è fatto il programma dentro. Esempio con dati di fantasia: i clienti, i lavori e gli importi sono inventati.
Programma per wedding planner freelance: i matrimoni che segue
RegiaPro è il gestionale per wedding planner freelance e piccoli studi che seguono da cinque a trenta matrimoni l'anno e parlano direttamente con le coppie. Queste sono le situazioni che la scheda del lavoro regge meglio.
Il coordinamento completo di un matrimonio
Mesi di incontri, un compenso diviso in rate e una data che guida tutto il resto. La scheda della coppia porta la data delle nozze con gli orari, la città, l'importo pattuito e ogni pagamento ricevuto.
La regia del solo giorno delle nozze
Coppie che hanno scelto i fornitori da sole e chiedono qualcuno che tenga i tempi della giornata. Lavori più brevi, con un preventivo più semplice e una trattativa che si chiude in poche settimane.
Destination wedding e sopralluoghi lontani
Matrimoni in una regione diversa dalla tua, con sopralluoghi che pesano sul margine. Per una location lontana il tasto «Calcola» accanto alla città ti restituisce i chilometri del viaggio completo e una stima di carburante, caselli e tempo in auto, che finiscono fra i costi di quelle nozze.
Anniversari, fidanzamenti e cene aziendali organizzati dalla planner
Anniversari, feste di fidanzamento, cene aziendali. Quando il conto lo salda una società, alla scheda colleghi l'azienda come intestatario: ragione sociale e codici fiscali passano da soli su proposta e fattura.
Le prime coppie da inserire, firmate e in trattativa
Apri una scheda per ogni coppia che ha già firmato, con la data e le rate già versate, e una per ogni coppia ancora in trattativa. Dal giorno dopo la pagina Attività ti dice chi sentire.
CRM wedding planner: le coppie da conoscere, richiamare e confermare
Il CRM di RegiaPro guarda le coppie per stato. Ogni stato ha i suoi tempi, e i richiami si calcolano da soli: tu decidi cosa dire, il programma ti dice quando.
| Stato della coppia | Cosa significa | Quando RegiaPro te la ripropone |
|---|---|---|
| Nuovo | Ha lasciato un contatto | Resta nell'elenco con lo stato Nuovo finché non la contatti |
| Contattato | Le hai scritto, aspetti la data | Dopo due, cinque e dieci giorni |
| Offerta inviata | Ha il tuo preventivo | Dopo 3, 7, 14 e 30 giorni; con il tipo Matrimonio anche a 45 |
| In trattativa | Ha risposto, se ne parla | Nel giorno di ricontatto che scegli tu |
| Confermato | Ha firmato | Esce dai richiami ed entra nel calendario |
| Perso o Nessuna risposta | Ha scelto altro o non ha mai risposto | Esce dai richiami e libera la data |
I messaggi della trattativa con gli sposi
I testi di serie sono quattordici, uno per ogni passaggio, e per una planner conviene riscriverli subito con la propria voce. Sulla scheda li scegli per momento, dal primo messaggio alla richiesta di recensione, e WhatsApp si apre con le parole già pronte da mandare dal tuo telefono.
La domenica delle nozze chiesta da due coppie
Il calendario ha un pannello «Date libere» con i giorni impegnati e il nome della coppia che li tiene, anche se è ancora in trattativa. Prima di rispondere al messaggio di una nuova coppia apri il pannello, e se quella domenica è presa proponi subito un'alternativa o una collega di fiducia.
Coppie che tornano per l'anniversario
Se scrive qualcuno che hai già in rubrica, magari per l'anniversario dopo le nozze, la scheda nuova ti avvisa e ti porta a quella vecchia.
Una scheda reale del programma con una coppia di prova: in alto data, richiamo e cifra da incassare, sotto i messaggi divisi per tappa con il pulsante per aprire WhatsApp.
Preventivo wedding planner: compenso del coordinamento e servizi in un PDF
Il preventivo di una wedding planner è diverso da quello di un fornitore: la coppia non compra un oggetto, compra un metodo e delle ore. Per questo conviene scrivere bene cosa è compreso e come si calcola il compenso.
Tre modi di chiedere il compenso della wedding planner
- una cifra fissa per il coordinamento completo;
- una cifra per la sola regia del giorno;
- una parte fissa più una percentuale sul budget dei fornitori.
Qualunque sia il tuo, sulla scheda della coppia va il compenso finale, e il ragionamento che ti ha portata lì lo spieghi nelle note del documento.
Incontri, sopralluoghi e fornitori da scrivere nella nota
Numero di incontri compresi, sopralluoghi, ricerca e contatto dei fornitori, presenza il giorno delle nozze e ore di lavoro, eventuali assistenti, cosa succede se la data cambia. Nel PDF queste righe compaiono sotto il compenso, con il tuo logo in testa.
Dal coordinamento completo alla sola regia: le proposte che cambiano
Se la coppia sceglie la sola regia del giorno dopo aver visto il coordinamento completo, prepari un secondo preventivo dalla stessa scheda: numero nuovo, e il primo rimane archiviato con la sua cifra.
Invio della proposta agli sposi e primo richiamo
La proposta parte come allegato di una email scritta dalla scheda della coppia, che da quel momento risulta «Offerta inviata»: il conto dei giorni per il primo sollecito comincia lì.
Validità della proposta e coordinamento scelto dalla coppia
Quanti giorni vale la proposta lo stampa RegiaPro, prendendo il numero dal tipo di servizio. Quando la coppia sceglie, nel campo «Pacchetto o offerta accettata» annoti in una riga cosa ha comprato, per esempio «coordinamento completo con due sopralluoghi».
Fiera degli sposi: cinque coppie in una domenica, seguite nel CRM
Una fiera degli sposi porta tanti contatti in poche ore e pochi contratti nei mesi successivi. Vediamo cosa succede a cinque coppie conosciute allo stesso stand. Nomi, date e cifre sono inventati: è un esempio per mostrare il metodo.
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17 gennaio: la domenica dello stand in fiera
Il 17 gennaio 2027 raccogli cinque contatti. La sera stessa apri cinque schede con tipo Matrimonio, la data delle nozze quando la coppia te l'ha detta e la provenienza «Fiera». Nelle Impostazioni avevi creato quella provenienza con il suo costo per contatto: 130 €, cioè i 650 € dello stand divisi per cinque coppie.
I conti di ogni lavoro -
Martina e Luca firmano l'incarico
Martina e Luca ricevono il preventivo il 24 gennaio, chiedono un incontro e firmano il contratto d'incarico il 20 febbraio. Versano la prima rata, 1.200 €, che registri come acconto: da «In trattativa» passano a «Confermato» e il 25 settembre si segna sul calendario che hai collegato.
Il contratto, dal piano Pro -
Le rate del compenso fino al 25 settembre
Il compenso restante, 3.000 €, lo dividete in due: 1.500 € a fine maggio e 1.500 € a inizio settembre. Sulla scheda vedi sempre quanto manca, e sommando le altre coppie quanto deve ancora entrare nell'anno.
Fatture e incassi nei piani -
La nota di agosto: catering e prova trucco
Nella nota importante scrivi «conferma del numero ospiti al catering e prova trucco». Il 18 settembre, sette giorni prima delle nozze, il promemoria è fra le cose da fare.
Provalo 14 giorni
Il conto della fiera degli sposi a fine anno
A fine anno il Report ti mostra quante coppie arrivate dalla fiera hanno pagato, una su cinque con 4.200 € di compenso, e mette il costo dei contatti sotto la voce acquisizione, togliendolo dal margine. È il numero con cui decidi se tornare l'anno dopo.
Le cinque coppie della fiera due mesi dopo
| Coppia (inventata) | Cosa ti ha detto allo stand | Cosa è successo in RegiaPro |
|---|---|---|
| Martina e Luca | Nozze il 25 settembre 2027, coordinamento completo | Preventivo da 4.200 €, trattativa, contratto firmato il 20 febbraio |
| Sara e Davide | Solo la regia del giorno | Preventivo da 1.300 €, poi «Nessuna risposta» dopo l'ultimo richiamo |
| Elisa e Marco | Stesso 25 settembre | Il pannello delle date libere mostrava il giorno impegnato: consigliata una collega |
| Chiara e Paolo | Nessuna data ancora | Contattati, richiamati a due, cinque e dieci giorni, ora in trattativa |
| Federica e Andrea | Rimandano al 2028 | Scheda tenuta con la nota, ricontatto fissato a mano per ottobre |
Contratto wedding planner: incarico, rate del compenso e cambio di data
Il contratto d'incarico dice cosa farai per la coppia, quanto costa e cosa succede se qualcosa cambia a metà strada. È il documento che tiene insieme mesi di lavoro.
Le clausole dell'incarico che contano per la planner
- servizi compresi e servizi a parte;
- compenso, rate e scadenze di pagamento;
- rimborso delle trasferte per i sopralluoghi lontani;
- cosa succede se la coppia sposta la data o annulla;
- rapporto con i fornitori: chi firma i loro contratti e chi li paga.
Dal modello di partenza al contratto d'incarico
Il contratto, dal piano Pro, lo generi sulla scheda degli sposi. Il testo di partenza del programma lo riscrivi una volta con le tue clausole e gli dai il nome «Contratto d'incarico»; da lì in avanti i nomi, il giorno e la città delle nozze, il compenso con acconto e saldo prendono il posto dei segnaposto.
Le rate del compenso di coordinamento
Il primo versamento lo registri con la data e il mezzo di pagamento; il resto si divide in rate, per esempio una a sei mesi dalle nozze e l'ultima il mese prima. Il saldo mancante resta scritto in cima alla scheda.
La firma degli sposi sull'incarico e l'archivio
Il contratto d'incarico si firma con la penna, al tavolo del secondo incontro, oppure a distanza: la planner scarica il PDF, lo inoltra agli sposi e aspetta la copia con le loro firme. Una volta firmato lo alleghi alla coppia, e lì lo ritrovi accanto alle proposte e al foglio del budget.
Vuoi vederlo con il tuo lavoro?
Quattordici giorni con le funzioni del piano Full, senza carta. Poi scegli tu.
Foto libere da Pexels e schermate vere del programma, con dati di fantasia.
Budget matrimonio e fornitori: cosa resta sulla scheda della coppia
Il budget del matrimonio e l'elenco dei fornitori sono il cuore del tuo lavoro, e di solito vivono in un foglio di calcolo condiviso con la coppia. RegiaPro tiene accanto a quel lavoro tutto quello che serve a te.
Budget, offerte dei fornitori e piantina della location in allegato
Sulla scheda carichi il foglio del budget, le offerte ricevute dai fornitori, la piantina della location e le immagini di ispirazione: documenti Word o PDF e foto JPG o PNG, ciascuno entro i 15 MB.
La nota importante prima delle nozze
La cosa da non dimenticare prima delle nozze diventa un promemoria una settimana prima della data, e compare fra le cose da fare. Se le nozze si spostano, la scadenza si sposta con loro.
L'assistente che lavora con te il giorno del matrimonio
Quando ti affianca un'assistente o una collega, sulla scheda della coppia scrivi il suo nome e il suo compenso: rientra nei costi di quel matrimonio.
Matrimoni e degustazioni sul calendario del telefono
I matrimoni confermati compaiono nel calendario del telefono, Google o iCloud, dall'ora d'inizio a quella di fine. Le degustazioni e le prove che fissi direttamente lì tornano in RegiaPro come impegni da valutare, e decidi tu cosa farne.
Il percorso del giorno: casa della sposa, chiesa, villa
Sulle nozze confermate segni fino a sei tappe, per esempio casa della sposa, chiesa e villa: RegiaPro apre il percorso su Google Maps e ti dice a che ora partire per arrivare in anticipo.
Quanto guadagna un wedding planner: margine, fatture e partita IVA
Quanto guadagna un wedding planner dipende meno dal compenso scritto nel preventivo e più da quello che resta dopo viaggi, assistenti e spese. In RegiaPro quelle voci si annotano sulla scheda di ogni coppia, e il Report le mette in fila mese per mese.
Il margine della wedding planner, mese per mese
Nel Report gli incassi perdono le voci segnate sulle schede delle coppie, cioè assistenti, viaggi, spese vive e costo dei contatti a pagamento, e per ogni mese vedi cosa resta. Sito, corsi e abbonamenti ai programmi li registri a parte fra le spese dell'attività, e pesano sul totale dell'anno.
Le fatture del compenso di coordinamento
Per il compenso emetti una fattura dalla scheda della coppia, con il piano Pro: cifra pattuita, numero progressivo e nuova serie ogni primo gennaio. In regime forfettario l'imposta non viene aggiunta; con l'IVA, RegiaPro la ricava dal totale già concordato.
Il file XML delle fatture della planner per il commercialista
Con lo Studio ogni fattura ha anche il suo file XML, pronto per chi segue la tua contabilità.
Fiera, Instagram o fotografo: da dove arrivano le coppie che pagano
Fiera, Instagram, il passaparola di un fotografo, un portale per sposi: il Report divide gli incassi per canale, e ti fa vedere quale merita il tuo tempo e il tuo budget.
Come si comincia: tre passi, senza carta
Ti iscrivi, lo provi con il tuo lavoro vero, e solo alla fine decidi.
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Ti iscrivi in un minuto
Il tuo nome, il nome dello studio e l'email. Non chiediamo la carta di credito: l'accesso parte quando confermi l'email.
Comincia la prova -
Lo imposti sul tuo mestiere
Menu, campi della scheda e fasi del lavoro parlano come te. Colleghi il calendario che usi già.
Scegli qui il tuo mestiere -
Provi tutto, poi scegli
Quattordici giorni con le funzioni del Full. Alla fine scegli il piano, oppure ti fermi: niente si rinnova da solo.
Guarda i piani
Software per wedding planner: tavoli e invitati o gestionale con CRM, e i prezzi
Chi digita «software per wedding planner» oggi trova due proposte ben distinte, come abbiamo visto rileggendo i primi risultati italiani il 14 settembre 2026: programmi per pianificare il matrimonio con la coppia, e gestionali per seguire clienti, documenti e soldi.
| Programmi di pianificazione | Gestionale e CRM come RegiaPro | |
|---|---|---|
| A cosa servono | Invitati, tavoli, menu, checklist e fornitori del singolo matrimonio | Coppie da richiamare, preventivi, contratti, rate, fatture e margine |
| Chi li usa | La planner insieme alla coppia | La planner per la propria attività |
| Prezzo | Spesso su richiesta o in inglese | Da 19,90 € al mese, indicato nella pagina dei prezzi |
| Prova | Demo su appuntamento | 14 giorni con il Full acceso |
Start, 19,90 € al mese: le prime coppie della planner
Pagando l'anno, 199 €. Per chi comincia: coppie in rubrica senza limite, solleciti calcolati, messaggi da aprire in WhatsApp e fino a 10 proposte al mese.
Pro, 34,90 € al mese: incarichi e fatture del compenso
Pagando l'anno, 349 €. Il contratto d'incarico, la fatturazione del compenso e le proposte senza limite al mese: è il piano per chi vive di matrimoni.
Studio, 59,90 € al mese: le fatture della planner anche in XML
Pagando l'anno, 599 €. Tutto il Pro con l'XML della fattura elettronica, l'assistenza su WhatsApp e un avvio guidato.
Quattordici giorni di prova con le coppie di questa stagione
Quattordici giorni in cui il Full è tutto tuo, e nessuna carta da inserire. Lasci l'email, confermi, e sei dentro in pochi minuti.
Perché fidarsi: i tuoi dati restano tuoi
Quello che conta prima di mettere i tuoi clienti in un programma nuovo.
I dati stanno in Europa
Su server in Europa. Ogni studio vede solo i propri dati: la separazione la fa rispettare il database stesso.
Se smetti, i dati restano tuoi
L'account torna in sola lettura e niente si cancella, se non lo chiedi tu. Una copia te la mandiamo in un formato leggibile.
Prezzi scritti prima
Listino pubblico, uguale per tutti i mestieri: lo leggi nella pagina dei prezzi prima di iscriverti.
Si parla con una persona
Nato in uno studio in Toscana, non in un ufficio. Scrivi a info@regiapro.it o dalla pagina dei contatti.
Domande frequenti delle wedding planner su RegiaPro
Come registro il compenso diviso in rate?
Sulla scheda della coppia annoti il primo versamento, quando è arrivato e come è stato pagato, poi aggiungi le rate man mano che arrivano. Il programma tiene il conto di quanto manca per quel matrimonio e, mettendo insieme tutte le coppie, di quanto devi ancora ricevere nell'anno.
Posso scrivere nel preventivo una percentuale sul budget?
Il PDF riporta il compenso totale concordato. Come ci sei arrivata, per esempio una quota fissa più una percentuale sulla spesa dei fornitori, lo spieghi nella nota della proposta, che la coppia legge subito sotto la cifra.
Dove tengo i preventivi dei fornitori?
Li alleghi alla scheda della coppia, insieme al budget e alla piantina della location. Restano lì con i tuoi preventivi e il contratto firmato, e li ritrovi cercando la coppia per nome o telefono.
Come vedo se una data è già promessa a un'altra coppia?
Nel pannello «Date libere» del calendario ogni giorno impegnato riporta il nome degli sposi, anche di quelli che non hanno ancora firmato. Così, quando una coppia ti scrive una data, in pochi secondi sai se puoi dire di sì o se conviene proporre il sabato dopo.
RegiaPro scrive alle coppie al posto mio?
Ti prepara il messaggio adatto al momento e ti mostra ogni mattina chi sentire. Con «Apri WhatsApp» il testo è già nella chat: lo leggi, lo cambi se serve e lo invii dal tuo telefono.
Posso vedere se una fiera mi ha fatto guadagnare?
Sì. Crei la provenienza «Fiera» con il costo per contatto e la scegli sulle schede delle coppie conosciute allo stand. Il Report ti dice quante hanno pagato, quanto hanno portato e quanto ti è costato averle.
La fattura può andare a un'azienda per un evento?
Sì. Colleghi alla scheda la società che paga, con i suoi dati fiscali, e dal Pro la fattura dell'evento porta il suo nome. Per la cena aziendale dell'anno dopo la trovi già fra le anagrafiche salvate.
Si usa anche dal telefono durante un sopralluogo?
Sì, RegiaPro funziona nel browser del telefono: apri la scheda della coppia, aggiungi una foto della location e una nota, e ritrovi tutto sul computer quando torni in ufficio.
Le funzioni descritte in questa pagina le abbiamo ricontrollate una per una nel programma il 14 settembre 2026. Martina, Luca e le altre coppie non esistono, come le loro cifre; il confronto con i programmi di pianificazione riassume quello che abbiamo trovato cercando in rete. Qualcosa ti sembra diverso da come lo vedi in RegiaPro? Raccontacelo a info@regiapro.it.
Prova RegiaPro con le coppie di questa stagione
Inserisci le coppie che stai seguendo e quelle conosciute all'ultima fiera, e lascia che RegiaPro ti dica chi richiamare: in quattordici giorni vedi se il metodo regge. Tutte le funzioni del Full restano a tua disposizione fino all'ultimo giorno di prova.
Altri mestieri del matrimonio: il gestionale per fotografi, il software per videomaker, il gestionale per catering e il gestionale per DJ.