Keine Anfrage geht mehr verloren. Und die Nachricht ist schon geschrieben.
Jede Person, die Sie kontaktiert, bekommt ein Kundenprofil, und das Profil hält alles in zeitlicher Reihenfolge fest: das Telefonat, das Angebot, den Vertrag, die Anzahlung. Jeden Morgen zeigt Ihnen das Programm, bei wem Sie heute nachfassen sollten, mit fertigem Nachrichtenentwurf.
Das Problem ist nicht, Kunden zu finden. Sondern sie unterwegs nicht zu verlieren.
Eine Anfrage kommt per WhatsApp, eine andere per E-Mail, eine dritte bekommen Sie mündlich auf einer Hochzeit. Sie beantworten alle am selben Tag, gut gemacht. Dann kommt der Samstag, dann die Woche mit der Bildbearbeitung, und von dem Paar, das im März ein Angebot angefragt hatte, haben Sie nie wieder etwas gehört – nicht weil es Ihnen egal war, sondern weil es keinen Ort gab, der Sie daran erinnert hätte.
- Die Anfragen liegen an vier verschiedenen Orten, und niemand zählt sie.
- Beim Angebot, das im März rausging, fasst niemand nach.
- Wenn sich jemand nach sechs Monaten wieder meldet, wissen Sie nicht mehr, wo Sie stehengeblieben waren.
- Angebot, Vertrag und Rechnung schreiben Sie dreimal neu.
Echter Screenshot der Software. Namen, Beträge und Kontaktdaten sind frei erfunden.
Ein Profil pro Person, und darin steht alles
Es gibt nicht einen Ort für E-Mails, einen für Nachrichten und einen für Notizen nach dem Telefonat: Es gibt eine einzige Liste, in zeitlicher Reihenfolge. Wenn sich diese Person sechs Monate später wieder meldet, wissen Sie in drei Sekunden, wer sie ist und wo Sie stehengeblieben waren.
Was Sie oben auf einen Blick sehen
- Die drei Dinge, die sofort zählen: das Datum des Events, wann Sie nachfassen müssen und wie viel noch einzunehmen ist.
- Wo es steht: neu, kontaktiert, Angebot gesendet, in Verhandlung, bestätigt, verloren, keine Antwort.
- Die passende Nachricht für diesen Stand, schon geschrieben und bereit, vor dem Versenden gelesen zu werden.
- Anzahlung und Restzahlung getrennt erfasst, weil sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten und oft auf unterschiedlichen Wegen eingehen.
Echter Screenshot der Software. Namen, Beträge und Kontaktdaten sind frei erfunden.
Jeden Morgen: bei wem Sie heute nachfassen
Das ist der Bildschirm, den Sie als Erstes öffnen. Keine Liste von allem, sondern die wenigen Personen, bei denen es sich heute lohnt, sich zu melden – jede mit einer bereits geschriebenen Nachricht, passend zur Art der Leistung und zum Stand, an dem Sie gerade sind. Lesen, bei Bedarf anpassen, senden.
Die Abstände, vollständig erklärt
Nach einem Angebot schlägt das Programm vor, am 3. Tag nachzufassen, dann am 7., am 14. und am 30.: Der Abstand wird größer, während die Wahrscheinlichkeit einer Antwort sinkt, damit der letzte Kontakt nicht aufdringlich wirkt. Nach einem Erstkontakt, bei dem das Datum des Events noch fehlt, sind die Abstände kürzer – 2., 5., 10. Tag –, denn dort bitten Sie nicht um eine Entscheidung, sondern um eine Information.
Zwei Regeln, die wichtiger sind als die Abstände
Nie zweimal bei derselben Person nachfassen, wenn weniger als drei Tage dazwischen liegen. Bei einem vernachlässigten Kunden sind alle Fristen schon verstrichen: Ohne diese Pause hätten Sie die erste, zweite und dritte Erinnerung am selben Nachmittag zu verschicken.
Kein Nachfassen in der Woche vor dem Event. Dann käme es zur falschen Zeit, und wer es erhält, merkt das.
Echter Screenshot aus dem Programm. Über der Liste steht die Regel, die sich nicht ändert: Das CRM sendet nichts von selbst.
Das Programm schreibt Ihren Kunden nie
Es bereitet vor und schlägt vor. Der letzte Schritt liegt immer bei Ihnen. Das ist keine fehlende Funktion: So ist es gebaut, und es gibt einen praktischen Grund, der mit Ihrer Telefonnummer zu tun hat.
Die Nachricht kommt von Ihrer Nummer
RegiaPro öffnet WhatsApp im Chat mit diesem Kunden, der Text ist schon eingefügt. Sie tippen auf Senden. Die Nachricht kommt von der Nummer, die der Kunde bereits gespeichert hat.
Warum das Programm sie nicht selbst sendet
Eine Nummer kann entweder in der App auf dem Handy oder auf dem Business-Kanal von Meta laufen, nicht auf beiden. Würden Sie sie auf den Business-Kanal umstellen, verlören Sie die App – und Ihre Kunden bekämen Nachrichten von einem unbekannten Absender.
Sie sagen ihm, wie es gelaufen ist
Nach dem Senden wählen Sie zwischen „Geschrieben“, „Hat geantwortet“ und „Antwortet nicht“. Danach entscheidet das Programm, ob es mit der nächsten Erinnerung weitergeht, pausiert oder abschließt.
Und wenn sie telefonisch antworten
Notieren Sie in zwei Zeilen, was man Ihnen gesagt hat: Es landet mit allem anderen in der Kundenchronik, und das Nachfassen stoppt von selbst.
Angebot, Vertrag, Rechnung: nur einmal schreiben
Die drei Dokumente entstehen aus demselben Profil und denselben Daten. Den Namen des Paares, das Datum, den Ort und den Betrag geben Sie einmal ein: Danach wandern sie von selbst von Dokument zu Dokument mit.
- 1
Das Angebot
Es entsteht aus Ihrer eigenen Vorlage, mit Ihren Paketen und Preislisten. Sie versenden es über einen Link, den niemand erraten kann, und sehen, wann es geöffnet wurde.
- 2
Der Vertrag
Er entsteht aus dem angenommenen Angebot, ohne dass Sie etwas neu schreiben, und kommt als unterschriftsfertiges PDF heraus.
- 3
Die Rechnung
Sie kommt vom selben Ort, mit fortlaufender Nummerierung. Rechnungen verlassen das Programm nie über einen öffentlichen Link: Sie lassen sich nur von innen herunterladen.
Beim Vertrag sind wir ganz ehrlich
Wer dieses Programm geschrieben hat, ist kein Anwalt, und das Programm sagt Ihnen das, bevor Sie die Vorlage verwenden: Es listet die sieben Punkte auf, an denen ein Vertrag zwischen einem Selbstständigen und einer Privatperson unwirksam sein kann – das Widerrufsrecht, die Klauseln, die doppelt unterschrieben werden müssen, die einbehaltene Anzahlung, die Rechte an den Fotos, die fotografierten Personen, die Datenschutzerklärung und die Stempelsteuer (marca da bollo).
Sie soll Ihnen helfen, Ihrem Anwalt die richtigen Fragen zu stellen, nicht ihn ersetzen. Eine Vertragsvorlage, die sich als sicher ausgibt, ist gefährlicher als gar keine Vorlage.
Echter Screenshot aus dem Programm. Der Hinweis oben ist kein Marketingtext von uns: Es ist das, was der Fotograf tatsächlich liest, bevor er die Vorlage verwendet.
Und dann kommt der Tag des Events
Das ist der Teil, den fast keine Verwaltungssoftware abdeckt – und genau der, der Sie in der Nacht davor ruhig schlafen lässt. Beim bestätigten Auftrag tragen Sie die Stationen des Tages ein – das Haus der Braut, die Kirche, das Restaurant –, jede mit geprüfter Adresse.
Die richtige Kirche, nicht irgendeine
Sie suchen nach „Kirche San Michele“ und bekommen die Liste aller Orte mit diesem Namen, jeweils mit Adresse und Gemeinde. Sie wählen aus. Am Morgen der Hochzeit im falschen Ort anzukommen, lässt sich nicht wiedergutmachen.
Wann Sie losfahren müssen
Das Programm fragt ab, wie lange die Fahrt zur Uhrzeit und am Tag Ihres Events dauert, und sagt Ihnen, dass es sich um den prognostizierten Verkehr handelt – nicht um den aktuellen, den es für eine Hochzeit in acht Monaten gar nicht geben kann.
Die Notiz, die zur Erinnerung wird
„Drucker mieten“, „Genehmigung abholen“: Das schreiben Sie in Rot oben ins Profil, und es wird sieben Tage vorher zur Erinnerung. Ist das Event in drei Tagen, erscheint sie sofort – also genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Die tatsächlichen Kosten dieses Auftrags
Der Second Shooter, die Anfahrt und die Barauslagen, jeweils mit einer Notiz, wofür sie waren. Sie werden vom Gewinn abgezogen, nicht auf das aufgeschlagen, was der Kunde zahlt. Am Jahresende sagt „380 Euro“ ohne Vermerk, wofür, gar nichts.
Die Stationen werden nur bei bestätigten Aufträgen ausgefüllt: Vorher können sich Datum und Ort noch ändern. Sehen Sie, wie ein ganzer Tag mit RegiaPro aussieht →
Im Dezember wissen Sie, was übrig bleibt, nicht nur, was eingenommen wurde
Der Umsatz allein sagt nichts aus. Eine Hochzeit für 3.000 Euro mit zweitem Fotografen, Hotel am Vorabend und hundertsechzig Kilometern Anfahrt bringt weniger ein als eine für 2.200 Euro gleich um die Ecke. RegiaPro führt die Rechnungen getrennt und addiert sie erst am Schluss.
- Auftragskosten und Studiokosten werden nicht vermischt. Die Miete eines Druckers für diese Hochzeit wird von dieser Hochzeit abgezogen; ein Objektiv für 1.800 Euro gehört zum Jahr, nicht zu einem Kunden. Würde es in einem einzelnen Auftrag landen, sähe dieser Auftrag wie ein Verlust aus, und das Objektiv würde verschwinden.
- Die Anfahrt wird vollständig berechnet: Kilometer, Minuten, Diesel, Maut und die Kosten Ihrer Zeit, hin und zurück. Keine Schätzung über den Daumen: Es sind Sätze, die Sie selbst festlegen.
- Auch Anfragen, die nicht zum Abschluss kommen, kosten Geld, wenn sie von einem Portal stammen, das pro Anfrage abrechnet. Der Bericht zeigt es Ihnen: wie viele Sie bezahlt haben und aus wie vielen nichts geworden ist.
- Eingenommen und ausstehend sind zwei verschiedene Dinge. Anzahlung und Restzahlung werden getrennt erfasst, jeweils mit Datum und Zahlungsart, weil sie zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingehen.
Ein ganzes Jahr. Echter Screenshot aus dem Programm. Namen, Beträge und Kontaktdaten sind erfunden.
Die Kosten, die zu keinem Kunden gehören, nach Kategorien aufgeteilt.
Drei Dinge, nach denen vorher niemand fragt, die aber später zählen
Der Kalender, den Sie schon auf dem Handy haben
Termine und Event-Daten landen auch in Ihrem Google Calendar: in dem, den Sie ohnehin schon öffnen, nicht in einem zweiten Kalender, den Sie im Blick behalten müssten. Einmal verbinden, dann brauchen Sie nicht mehr daran zu denken. Wenn Sie ihn nicht verbinden, ruft das CRM Google nicht auf und sagt Ihnen das auch.
Wer Ihre Dokumente öffnen kann
Angebote und Verträge werden über eine Adresse versendet, die niemand erraten kann, und Sie sehen, wann sie geöffnet wurden. Rechnungen verlassen das Programm nie: Sie werden ausschließlich von innen heruntergeladen. Preislisten und Pakete haben dagegen absichtlich eine lesbare Adresse: Sie landen in einer WhatsApp-Nachricht, und ein verständlicher Link schafft Vertrauen.
Wenn Sie es fünf Tage lang nicht öffnen
Nichts Schlimmes passiert: Beim nächsten Öffnen erscheinen alle offenen Punkte der Reihe nach, mit der Angabe, wie viele Tage sie überfällig sind. „Bei wem muss ich heute nachfassen?“ ist eine Frage, die im Moment gestellt wird, kein Dienst, der im Hintergrund läuft – deshalb gibt es nichts, das unbemerkt aufhören könnte zu funktionieren.
Die Kalenderverbindung wird in den Einstellungen aktiviert: für Google mit der Schaltfläche „Mit Google verbinden“, für iCloud mit einem app-spezifischen Passwort. So verbinden Sie ihn →
Was sich von Plan zu Plan ändert
Kundenprofile und Erinnerungen zum Nachfassen gibt es in allen Plänen, auch im kleinsten. Was sich ändert, ist der Rest.
| Start | Pro | Studio | |
|---|---|---|---|
| Kundenkarten | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Erinnerungen zum Nachfassen | ja | ja | ja |
| Angebote | 10 im Monat | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Verträge als PDF, bereit zur Unterschrift | nein | ja | ja |
| Rechnungen | nein | ja | ja, mit elektronischer Rechnung (SdI) |
| WhatsApp-Nummern | Ihre eigene | Ihre eigene | Ihre eigene |
| Die Rechnungen des Jahres in einem Paket | nein | ja | ja |
Die Zahlen stammen aus der Preisliste, und eine automatische Prüfung stellt sicher, dass Website und Preisliste nie auseinanderlaufen. Pläne Zeile für Zeile vergleichen →
Fragen zu Kundenprofilen und Nachfassen
Muss ich meine geschäftliche WhatsApp-Nummer ändern?
Nein, und das würden Sie auch gar nicht wollen. RegiaPro verschickt die Nachrichten nicht an Ihrer Stelle: Es bereitet den passenden Text vor und öffnet WhatsApp im Chat mit diesem Kunden, die Nachricht ist schon eingefügt. Sie lesen und tippen auf Senden. So kommt die Nachricht von Ihrer gewohnten Nummer, im Chat, den der Kunde bereits hat – nicht von einer Firmennummer, die er nicht kennt.
Schreibt das Programm meinen Kunden von selbst?
Nein, nie. Es bereitet vor und schlägt vor; das Senden übernehmen Sie. Das ist keine Einstellung, die man suchen müsste: Es ist eine Regel des Programms, und sie steht über der Nachfass-Liste – „Das CRM sendet nichts von selbst: Es bereitet vor, Sie senden und sagen ihm, wie es gelaufen ist“.
Wie oft schlägt es vor, bei einer Person nachzufassen?
Nach einem Angebot: am 3. Tag, dann am 7., am 14. und am 30. Nach einem Erstkontakt ohne Angebot: am 2., am 5. und am 10. Tag. Wichtiger als die Abstände sind aber zwei Regeln: nie zweimal bei derselben Person nachfassen, wenn weniger als drei Tage dazwischen liegen, und kein Nachfassen in der Woche vor dem Event, weil es dann zur falschen Zeit käme.
Kann ich selbst entscheiden, wann ich nachfasse, statt des Programms?
Ja, und wenn Sie das Datum selbst wählen, rührt das Programm es nicht mehr an. Die Abstände sind ein Vorschlag, keine Vorgabe, die eine bereits getroffene Entscheidung übergeht. Das Gleiche gilt, wenn Sie eine Antwort des Kunden erfassen: Das Nachfassen stoppt von selbst, und der nächste Kontakt ist wieder Ihre Entscheidung.
Sind die Verträge aus RegiaPro rechtsgültig?
Eine Vorlage zum Start gibt es, aber wer das Programm geschrieben hat, ist kein Anwalt – und das Programm sagt Ihnen das offen ins Gesicht. Bevor Sie den Vertrag verwenden, listet es sieben Punkte auf, an denen eine Vereinbarung zwischen einem Selbstständigen und einer Privatperson unwirksam sein kann: das Widerrufsrecht, die Klauseln, die doppelt unterschrieben werden müssen, die einbehaltene Anzahlung, die Rechte an den Fotos, die fotografierten Personen, die Datenschutzerklärung und die Stempelsteuer (marca da bollo). Lassen Sie sie von einem Anwalt prüfen, bevor Sie etwas unterschreiben lassen.
Woher weiß es, wann ich zum Event losfahren muss?
Es fragt Google für die Uhrzeit und den Tag Ihres Events ab und sagt Ihnen klar, dass es sich um den prognostizierten Verkehr handelt – nicht um den aktuellen, den es für eine Hochzeit in acht Monaten gar nicht geben kann. Die Stationen suchen Sie nach Namen („Kirche San Michele“) und wählen unter allen Orten mit diesem Namen den richtigen aus, mit vollständiger Adresse und Gemeinde vor Augen.
Kann ich die Kunden importieren, die ich schon in einer Excel-Tabelle habe?
Der Import aus Excel oder CSV ist geplant, aber die Regeln stehen noch nicht fest: welche Spalten nötig sind, wie viele Kunden auf einmal, was mit denen passiert, die schon im System sind. Wir schreiben das lieber hier offen hin, als ihn einfach zu versprechen und Sie hinterher feststellen zu lassen, dass er anders funktioniert.
Was passiert mit meinen Kundenprofilen, wenn ich nicht mehr zahle?
Der Plan wechselt in den Nur-Lesen-Modus: Sie sehen alles, legen aber nichts Neues mehr an. Die Galerien werden nach dreißig Tagen pausiert. Nichts wird gelöscht – das ist eine schriftlich festgelegte Regel, keine bloße Absicht.
Die anderen vier Module
Sie sind ein einziges Programm: Den Kunden tragen Sie hier einmal ein, danach reichen die Module ihn untereinander weiter.
Die Galerie, die die Fotos mit Passwort und Ablaufdatum ausliefert – und der Kunde markiert selbst die Bilder, die er möchte.
Zur SeiteDie Vorauswahl (Culling) der RAW-Dateien in wenigen Minuten: gruppiert Serienaufnahmen, schlägt die beste vor und löscht nie etwas.
Zur SeiteEin Chat auf Ihrer Website, der Besuchern antwortet und die Anfrage selbst für Sie anlegt.
Zur SeiteAus den Fotos, die Sie bereits geliefert haben, erstellt es den Post-Plan für den Monat.
Zur SeiteTesten Sie es mit der nächsten Anfrage, die hereinkommt
Vierzehn Tage mit dem kompletten Full-Plan, ohne Kreditkarte. Am schnellsten finden Sie heraus, ob Sie es brauchen, wenn Sie die drei oder vier Anfragen eingeben, die Sie gerade offen haben.