Les demandes ne se perdent plus. Et le message est déjà écrit.
Chaque personne qui vous contacte devient une fiche, et la fiche garde tout dans l’ordre chronologique : l’appel, le devis, le contrat, l’acompte. Chaque matin, le logiciel vous montre qui relancer aujourd’hui, avec le brouillon du message déjà prêt.
Le problème n’est pas de trouver des clients. C’est de ne pas les perdre en route.
Une demande arrive sur WhatsApp, une autre par e-mail, une troisième vous est faite de vive voix pendant un mariage. Vous répondez à toutes le jour même, et c’est bien. Puis arrive le samedi, puis la semaine de montage, et ce couple qui avait demandé un devis en mars, vous ne l’avez jamais recontacté — non pas parce que cela ne vous intéressait pas, mais parce qu’il n’y avait aucun endroit pour vous le rappeler.
- Les demandes sont à quatre endroits différents, et personne ne les compte.
- Le devis envoyé en mars, personne ne le relance.
- Quand ils rappellent six mois plus tard, vous ne vous souvenez plus où vous en étiez.
- Le devis, le contrat et la facture, vous les réécrivez trois fois.
Capture d’écran réelle du logiciel. Noms, montants et coordonnées fictifs.
Une fiche par personne, et tout est dedans
Il n’y a pas un endroit pour les e-mails, un pour les messages et un pour les notes après l’appel : il y a une seule liste, dans l’ordre chronologique. Quand cette personne rappelle six mois plus tard, en trois secondes vous savez qui c’est et où vous en étiez restés.
Ce qu’on lit en haut
- Les trois choses qui comptent tout de suite : la date de l’événement, quand vous devez relancer, et combien il reste à encaisser.
- Où en est la demande : nouveau, contacté, offre envoyée, en négociation, confirmé, perdu, pas de réponse.
- Le bon message pour cette étape, déjà rédigé et prêt à être relu avant l’envoi.
- Acompte et solde comptés séparément, car ils s’encaissent à des moments différents et souvent de façons différentes.
Capture d’écran réelle du logiciel. Noms, montants et coordonnées fictifs.
Chaque matin, qui relancer aujourd’hui
C’est l’écran que vous ouvrez en premier. Pas une liste de tout, mais les quelques personnes qu’il vaut la peine de recontacter aujourd’hui, chacune avec le message déjà rédigé et adapté au type de prestation et à l’étape où vous en êtes. Vous lisez, corrigez si vous voulez, envoyez.
Le rythme des relances, dit en entier
Après un devis, le logiciel propose une relance au 3e jour, puis au 7e, au 14e et au 30e : l’intervalle s’élargit à mesure que la probabilité de réponse diminue, pour que le dernier contact ne passe pas pour de l’acharnement. Après un premier contact où la date de l’événement manque encore, le rythme est plus court — 2e, 5e, 10e — parce que là vous ne demandez pas une décision, vous demandez une information.
Deux règles qui comptent plus que le rythme
Jamais deux relances à la même personne à moins de trois jours d’intervalle. Sur un client négligé, toutes les échéances sont déjà passées : sans cette pause, vous vous retrouveriez avec la première, la deuxième et la troisième relance à envoyer le même après-midi.
Aucune relance dans la semaine qui précède l’événement. À ce stade, elles tomberaient à contretemps, et ceux qui les reçoivent s’en rendent compte.
Vraie capture d’écran du logiciel. Au-dessus de la liste figure la règle qui ne change pas : le CRM n’envoie rien tout seul.
Le logiciel n’écrit jamais à vos clients
Il prépare et propose. Le dernier geste vous appartient, toujours. Ce n’est pas une fonction qui manque : c’est ainsi qu’il est conçu, et il y a une raison pratique qui concerne votre numéro de téléphone.
Le message part de votre numéro
RegiaPro ouvre WhatsApp sur la conversation avec ce client, le texte déjà saisi. Vous touchez envoyer. Le message arrive du numéro que le client a déjà dans ses contacts.
Pourquoi le logiciel ne l’envoie pas lui-même
Un numéro peut être sur l’application du téléphone ou sur le canal professionnel de Meta, pas sur les deux. En le passant au canal professionnel, vous perdriez l’application — et vos clients recevraient les messages d’un expéditeur inconnu.
Vous lui dites comment ça s’est passé
Après l’envoi, vous choisissez entre « je l’ai écrit », « a répondu » et « ne répond pas ». À partir de là, le logiciel décide s’il faut passer à la relance suivante, s’arrêter ou clôturer.
Et s’ils répondent par téléphone
Notez en deux lignes ce qu’ils vous ont dit : cela rejoint l’historique du client avec tout le reste, et les relances s’arrêtent d’elles-mêmes.
Devis, contrat, facture : on ne saisit qu’une seule fois
Les trois documents naissent de la même fiche et des mêmes données. Le nom du couple, la date, le lieu et le montant, vous les saisissez une fois : ensuite, ils suivent tout seuls, d’un document à l’autre.
- 1
Le devis
Il se construit à partir de votre propre modèle, avec vos forfaits et vos tarifs. Vous l’envoyez avec un lien impossible à deviner, et vous savez quand il a été ouvert.
- 2
Le contrat
Il naît du devis accepté sans rien ressaisir, et sort en PDF prêt à signer.
- 3
La facture
Elle sort du même endroit, avec une numérotation qui continue toute seule. Les factures ne sortent jamais du logiciel avec un lien public : elles se téléchargent uniquement de l’intérieur.
Sur le contrat, nous sommes honnêtes jusqu’au bout
Celui qui a écrit ce logiciel n’est pas avocat, et le logiciel vous le dit avant que vous utilisiez le modèle : il vous énumère les sept points sur lesquels un contrat entre un professionnel et un particulier peut ne rien valoir — le droit de rétractation, les clauses à signer deux fois, l’acompte retenu, les droits sur les photographies, les personnes photographiées, la politique de confidentialité et le droit de timbre italien (marca da bollo).
Il sert à vous faire poser les bonnes questions à votre avocat, pas à le remplacer. Un modèle de contrat qui se fait passer pour sûr est plus dangereux que pas de modèle du tout.
Vraie capture d’écran du logiciel. L’avertissement en haut n’est pas un texte marketing de notre part : c’est ce que le photographe lit vraiment avant d’utiliser le modèle.
Et puis arrive le jour de l’événement
C’est la partie que presque aucun logiciel de gestion ne fait, et c’est celle qui vous permet de dormir la veille. Sur une prestation confirmée, vous notez les étapes de la journée — maison de la mariée, église, restaurant — chacune avec son adresse vérifiée.
La bonne église, pas n’importe laquelle
Vous cherchez « église Saint-Michel » et la liste des lieux qui portent ce nom s’affiche, chacun avec son adresse et sa commune. C’est vous qui choisissez. Arriver dans le mauvais village le matin du mariage, ça ne se rattrape pas.
À quelle heure vous devez partir
Le logiciel demande combien de temps il faut pour arriver à l’heure et au jour de votre événement, et vous précise qu’il s’agit du trafic prévu — pas du trafic en direct, qui pour un mariage dans huit mois ne peut pas exister.
La note qui devient un rappel
« Louer l’imprimante », « retirer l’autorisation » : cela s’écrit en rouge en haut de la fiche et devient un rappel sept jours avant. Si l’événement a lieu dans trois jours, il apparaît tout de suite, c’est-à-dire quand vous en avez besoin.
Les vraies dépenses de cette prestation
Le collaborateur, le déplacement, et les frais réels avec la note de ce qu’ils étaient. Ils se déduisent de votre gain, ils ne s’ajoutent pas à ce que paie le client. En fin d’année, « 380 euros » sans indication de ce que c’était ne dit rien.
Les étapes ne se remplissent que sur les prestations confirmées : avant, la date et le lieu peuvent encore changer. Voyez à quoi ressemble une journée entière avec RegiaPro →
En décembre, vous savez ce qu’il reste, pas seulement ce qui est entré
Le chiffre d’affaires seul ne dit rien. Un mariage à 3 000 euros avec un second photographe, l’hôtel la veille et cent soixante kilomètres de déplacement rapporte moins qu’un mariage à 2 200 à deux pas de chez vous. RegiaPro tient les comptes séparés et ne les additionne qu’à la fin.
- Les frais de la prestation et ceux du studio ne se mélangent pas. La location d’une imprimante pour ce mariage se déduit de ce mariage ; un objectif à 1 800 euros appartient à l’année, pas à un client. S’il atterrissait dans une seule prestation, celle-ci semblerait déficitaire et l’objectif disparaîtrait.
- Le déplacement est compté en entier : kilomètres, minutes, carburant, péage et coût du temps, aller et retour. Ce n’est pas une estimation au jugé : ce sont des tarifs que vous fixez.
- Même les contacts que vous ne concluez pas ont un coût, s’ils viennent d’un portail qui se paie au contact. Le rapport vous le dit : combien vous en avez payé et combien n’ont abouti à rien.
- Encaissé et à encaisser sont deux choses différentes. Acompte et solde s’enregistrent séparément, chacun avec sa date et son mode de paiement, car ils s’encaissent à des moments différents.
Une année entière. Vraie capture d’écran du logiciel. Noms, montants et coordonnées fictifs.
Les frais qui n’appartiennent à aucun client, répartis par catégorie.
Trois choses que personne ne demande avant, et qui comptent ensuite
L’agenda que vous avez déjà sur votre téléphone
Les rendez-vous et les dates des événements arrivent aussi dans votre Google Agenda : celui que vous ouvrez déjà aujourd’hui, pas un second agenda à surveiller. On le connecte une fois, puis on n’y pense plus. Si vous ne le connectez pas, le CRM n’appelle pas Google et vous le dit.
Qui peut ouvrir vos documents
Devis et contrats s’envoient avec une adresse impossible à deviner, et vous savez quand ils ont été ouverts. Les factures ne sortent jamais du logiciel : elles se téléchargent de l’intérieur, un point c’est tout. Les tarifs et les forfaits, en revanche, ont une adresse lisible, exprès : ils finissent dans un WhatsApp, et un lien compréhensible inspire confiance.
Si vous restez cinq jours sans l’ouvrir
Rien de grave : à la réouverture, tout ce qui est en attente s’affiche, dans l’ordre, avec le nombre de jours de retard. « Qui dois-je relancer aujourd’hui » est une question posée sur le moment, pas un service qui tourne en arrière-plan — il n’y a donc rien qui puisse cesser de fonctionner sans vous le dire.
La connexion avec l’agenda s’active depuis les paramètres : pour Google avec le bouton « Connecter avec Google », pour iCloud avec un mot de passe pour app. Comment le connecter →
Ce qui change d’une formule à l’autre
Les fiches clients et les rappels de relance sont présents dans toutes les formules, même la plus petite. Ce qui change, c’est le reste.
| Start | Pro | Studio | |
|---|---|---|---|
| Fiches clients | illimitées | illimitées | illimitées |
| Rappels de relance | oui | oui | oui |
| Devis | 10 par mois | illimités | illimités |
| Contrats en PDF, prêts à signer | non | oui | oui |
| Factures | non | oui | oui, avec facturation électronique |
| Numéros WhatsApp | le vôtre | le vôtre | le vôtre |
| Les factures de l’année en un seul fichier | non | oui | oui |
Les chiffres viennent de la grille tarifaire, et un contrôle automatique vérifie que le site et la grille ne divergent jamais. Comparez les formules ligne par ligne →
Questions sur les fiches et les relances
Dois-je changer le numéro WhatsApp de mon activité ?
Non, et vous n’auriez même aucune raison de le vouloir. RegiaPro n’envoie pas les messages à votre place : il prépare le bon texte et ouvre WhatsApp sur la conversation avec ce client, le message déjà rédigé. Vous le lisez et touchez envoyer. Ainsi, le message part de votre numéro habituel, dans la conversation que le client a déjà — pas d’un numéro professionnel qu’il ne reconnaît pas.
Le logiciel écrit-il tout seul à mes clients ?
Non, jamais. Il prépare et propose ; l’envoi vous appartient. Ce n’est pas un réglage à chercher : c’est une règle du logiciel, et elle est écrite au-dessus de la liste des relances — « le CRM n’envoie rien tout seul : il prépare, vous envoyez, et vous lui dites comment ça s’est passé ».
À quel rythme me propose-t-il de relancer une personne ?
Après un devis : au 3e jour, puis au 7e, au 14e et au 30e. Après un premier contact sans devis : au 2e, au 5e et au 10e. Mais deux règles comptent plus que le rythme : jamais deux relances à la même personne à moins de trois jours d’intervalle, et aucune relance dans la semaine qui précède l’événement, car à ce stade elles tomberaient à contretemps.
Puis-je décider moi-même quand relancer, au lieu du logiciel ?
Oui, et quand c’est vous qui choisissez la date, le logiciel n’y touche plus. Le rythme sert à proposer, pas à passer outre une décision déjà prise. Il en va de même quand vous enregistrez une réponse du client : les relances s’arrêtent d’elles-mêmes et le moment de recontacter redevient votre choix.
Les contrats qui sortent de RegiaPro sont-ils valables ?
Le modèle de départ existe, mais celui qui a écrit le logiciel n’est pas avocat — et le logiciel vous le dit en face. Avant d’utiliser le contrat, il vous énumère sept points sur lesquels un accord entre un professionnel et un particulier peut ne rien valoir : le droit de rétractation, les clauses à signer deux fois, l’acompte retenu, les droits sur les photographies, les personnes photographiées, la politique de confidentialité et le droit de timbre (marca da bollo). Faites-les vérifier par un avocat avant de faire signer quoi que ce soit.
Comment sait-il à quelle heure je dois partir pour l’événement ?
Il le demande à Google pour l’heure et le jour de votre événement, et vous dit clairement qu’il s’agit du trafic prévu — pas du trafic en direct, qui pour un mariage dans huit mois ne peut pas exister. Les étapes, vous les cherchez par leur nom (« église Saint-Michel ») et vous choisissez la bonne parmi tous les lieux qui portent ce nom, avec l’adresse complète et la commune sous les yeux.
Puis-je importer les clients que j’ai déjà dans un fichier Excel ?
L’import depuis Excel ou CSV est prévu, mais les règles ne sont pas encore fixées : quelles colonnes sont nécessaires, combien de clients à la fois, ce qui arrive à ceux qui sont déjà dedans. Nous préférons l’écrire ici plutôt que de simplement le promettre et vous laisser découvrir ensuite qu’il fonctionne autrement.
Que deviennent mes fiches si j’arrête de payer ?
La formule passe en lecture seule : vous voyez tout, vous ne créez plus rien. Les galeries sont mises en pause après trente jours. Rien n’est supprimé — c’est une règle écrite, pas une intention.
Les quatre autres modules
C’est un seul et même logiciel : le client, vous le saisissez ici une fois, puis les modules se le transmettent.
La galerie qui livre les photos avec mot de passe et date d’expiration, et où le client marque lui-même celles qu’il veut.
Aller à la pageLe tri des RAW réduit à quelques minutes : il regroupe les rafales, propose la meilleure photo et ne supprime jamais rien.
Aller à la pageUn chat sur votre site qui répond aux visiteurs et crée la fiche tout seul.
Aller à la pageIl construit le planning de publications du mois à partir des photos que vous avez déjà livrées.
Aller à la pageEssayez-le sur la prochaine demande qui vous arrive
Quatorze jours avec toute la formule Full, sans carte bancaire. Le moyen le plus rapide de savoir s’il vous est utile, c’est d’y mettre les trois ou quatre demandes que vous avez en cours en ce moment.