Er antwortet den Besuchern Ihrer Website. Und legt Ihnen das Kundenprofil an.
Eine kleine Sprechblase unten rechts auf Ihrer Website. Sie antwortet abends, samstags und an Feiertagen allen, die Sie gerade in die engere Wahl nehmen – auch auf die Frage, die fast alle stellen: „Sind Sie am 12. September frei?“ – und sobald sie weiß, wer schreibt und wie man die Person erreicht, legt sie das Kundenprofil im Programm an, ohne dass Sie das Gespräch lesen müssen.
Wer Ihnen um elf Uhr abends schreibt, schreibt gerade auch drei anderen
Hochzeitsanfragen kommen nicht zu Bürozeiten: Sie kommen am Sonntagnachmittag und spätabends, wenn sich zwei Menschen endlich hinsetzen und suchen. Wer zuerst antwortet, und zwar mit einer echten Antwort, hat einen Vorsprung. Und Sie sind in diesem Moment auf einer Hochzeitsfeier – oder schlafen.
- Das Kontaktformular antwortet gar nichts: Es sammelt nur.
- Wer nur wissen wollte, ob Sie an dem Tag frei sind, geht wieder.
- Wer wissen wollte, ob Sie in sein Budget passen, fragt gar nicht erst.
- Und am nächsten Morgen gibt es nirgends ein Kundenprofil.
Echter Screenshot aus dem Programm. Namen und Kontaktdaten sind erfunden. Man sieht auch die Gespräche, aus denen nichts wurde: Zu wissen, wie viele es sind, ist ebenfalls eine Information.
„Sind Sie am 12. September frei?“ – die Antwort gibt der Kalender, nicht die KI
Das ist die erste Frage, die fast jeder stellt, der einem Hochzeitsfotografen schreibt – und genau hier liegt ein gewöhnlicher Chatbot falsch. Hier wird das Datum nicht interpretiert: Es wird nachgeschlagen.
Das Datum liest das Programm
RegiaPro erkennt die Daten in der Nachricht – „28/09/2027“, „28. September“ – und fragt Ihren Kalender, ob sie frei sind. Die Antwort fließt als feststehende Tatsache ins Gespräch ein, nicht als Liste, die erst gedeutet werden muss.
Dann wird die Antwort bereinigt
Nachdem die KI geschrieben hat, liest das Programm den Text noch einmal und entfernt alles, was sie nicht sagen darf. Die erste Prüfung ist eine Anfrage an ein Modell, und ein Modell lässt sich überreden; die zweite denkt nicht nach, also lässt sie sich auch nicht überreden.
Frei heißt nicht gebucht
Jede Antwort sagt zweierlei: dass das Datum in diesem Moment frei ist und dass ein Mensch es bestätigt. Ein Datum, das heute frei ist, kann morgen schon jemand anderes haben.
Sie antwortet auch, wenn die KI ausgeschaltet ist
Ausgabenlimit erreicht oder Dienst nicht erreichbar: Die Frage nach dem Datum wird trotzdem beantwortet, mit einem Satz, der fest im Programm hinterlegt ist. Es ist die wichtigste Frage, und es ergibt keinen Sinn, dass ausgerechnet sie wegfällt.
Die Grenze dieser Prüfung, vollständig erklärt
Der Chat sieht die Aufträge, die in RegiaPro eingetragen sind. Einen privaten Termin, den Sie nur in Ihren Google-Kalender geschrieben haben und der nie im Programm gelandet ist, sieht er nicht: Dieser Tag erscheint ihm als frei. Nach derselben Regel arbeitet schon die Übersicht der freien Tage im Kalender, und sie wurde bewusst nicht geändert – zwei unterschiedliche Vorstellungen von „belegtem Tag“ im selben Programm wären schlimmer als diese Grenze.
Beim Preis bestimmen Sie, wie viel er verraten darf
Das ist der häufigste Fehler von Chatbots für Fotografen: Der Bot haut einfach eine Zahl raus. Nicht weil der Preis ein Geheimnis wäre, sondern weil ein Betrag, der genannt wird, bevor man weiß, wie viele Stunden, wo und wie viele Personen, kein Angebot ist, sondern ein Versprechen, das man zurücknehmen muss. Und damit ist die Verhandlung verbrannt.
Aber das Gegenteil funktioniert genauso wenig. Ein Bot, der auf „Was kostet das?“ immer nur „Das sagt Ihnen der Inhaber“ antwortet, vertreibt alle, die nur wissen wollten, ob Sie in ihr Budget passen – und das ist ein verlorener Kunde, von dem Sie nicht einmal erfahren. Deshalb gibt es drei Modi, und Sie wählen aus.
- 1
Keine Zahlen nennen
Er lädt dazu ein, Kontakt aufzunehmen. Das ist die Grundeinstellung: Wer dieses Feld nie öffnet, merkt von alldem nichts.
- 2
Sagen, ab wie viel es losgeht
„Hochzeiten gibt es ab …“. Nie ein genauer Betrag, nie eine Gesamtsumme.
- 3
Den Einstiegspreis jeder Leistung nennen
Genau so, wie er in RegiaPro hinterlegt ist. Die Zahlen stammen aus Ihren eigenen Leistungsarten, nicht aus einer zweiten Preisliste, die Sie von Hand abgleichen müssten: Eine zweite Preisliste ist früher oder später eine falsche Preisliste.
Echter Screenshot aus dem Programm. Hier finden Sie morgens alle, die am Vorabend im Chat geschrieben haben, zusammen mit allen anderen.
Wie das Kundenprofil entsteht und was mit den Daten der Schreibenden passiert
Der Chat sammelt Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Menschen, die noch niemandes Kunden sind. Genau hier wird ein schnell zusammengebauter Chatbot zu einem echten Problem – und deshalb lohnt es sich, gerade hier genau zu sein.
Das Häkchen vor der ersten Nachricht
Die Einwilligung wird angehakt, bevor man schreiben kann. Den Text formulieren Sie selbst, und Sie können daneben den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung setzen. Die Prüfung findet nicht nur im Browser statt: Sie gilt auch für jeden, der versucht, sie zu umgehen.
Der damalige Wortlaut wird aufbewahrt
Kein Verweis auf die heutige Datenschutzerklärung, sondern eine exakte Kopie der Fassung, die diese Person an diesem Tag akzeptiert hat. Ohne sie wären an dem Tag, an dem Sie ein Wort ändern, alle zuvor eingeholten Einwilligungen nicht mehr nachweisbar.
Gespräche, aus denen nichts wurde, werden gelöscht
Nach einer Frist, die Sie festlegen – standardmäßig zwei Jahre. Bestehen bleibt das Profil derer, die zu einem echten Kontakt geworden sind: Das ist eine Geschäftsbeziehung, und für sie gelten eigene Regeln.
Er benachrichtigt Sie zweifach – und nur Sie
Wenn ein neuer Kontakt entsteht: ein Hinweis im Programm und eine E-Mail an Sie selbst. An die Person, die geschrieben hat, geht keine Nachricht raus: Diese Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Das Kundenprofil aus dem Chat durchläuft den gewohnten Ablauf, mit der Herkunft „Website“ und dem Gesprächsverlauf in der Kundenchronik. Sehen Sie, wie es danach weitergeht, mit RegiaPro Lead →
Eine Adresse, die jedem offensteht, mit den nötigen Schutzmechanismen
Der Chat steht auf Ihrer öffentlichen Website: Jeder kann ihm schreiben, auch wer überhaupt nicht vorhat zu heiraten. Jede Antwort kostet etwas, und ohne Grenzen würde eine einzige gelangweilte Person genügen, um Ihr Monatsguthaben zu verbrauchen.
- Ein Nachrichtenlimit pro Besucher und eine Höchstlänge pro Nachricht.
- Ein monatliches Ausgabenlimit, mit sichtbarem Zähler: Sie wissen immer, wie viel Sie verbraucht haben.
- Ist das Limit erreicht, schaltet sich der Chat nicht ab: Er antwortet mit einer freundlichen Nachricht, die auf Ihr WhatsApp verweist. Ein echter Kunde darf nie vor verschlossener Tür stehen.
- Er bleibt bei seinem Thema und lässt sich nicht dazu überreden, seine Rolle zu wechseln, wenn ihm jemand Anweisungen schreibt.
- Programmfehler erreichen nie den Besucher: Er liest immer einen freundlichen Satz, der eigentliche Grund bleibt in den Protokollen.
Echter Screenshot aus dem Programm. Das Menü ist nach den Modulen gruppiert, die Sie gekauft haben: Der Website-Chat steht unter RegiaPro Bot.
Es gibt einen zweiten Assistenten mit demselben Namen, und das ist nicht dieser
Das sollte man hier sagen, weil es leicht verwechselt wird. In RegiaPro gibt es außerdem ein Chatfenster, das mit Ihnen spricht, nicht mit den Besuchern Ihrer Website: Sie schreiben ihm in ganz normaler Sprache „Erstelle ein Angebot für Mario Rossi, Hochzeit in Pistoia am 12. Juni“, und er bereitet Ihnen den Entwurf vor.
Die zwei Regeln, die sich nicht ändern
Er entscheidet nie selbst, wen Sie meinen. Wenn in Ihrer Liste drei Rossis stehen, zeigt er sie Ihnen und wartet, bis Sie auswählen.
Was er auch vorbereitet, bleibt ein Entwurf – ein Angebot, eine E-Mail, eine WhatsApp-Nachricht –, bis Sie selbst auf Senden drücken.
Der Assistent im Programm, gerade geöffnet. Das Erste, was er sagt, ist die Grenze, die er sich selbst setzt: „Ohne Ihr Okay speichere und versende ich nichts“. Echter Screenshot aus dem Programm. Namen, Beträge und Kontaktdaten sind erfunden.
Die Dokumente, die er vorbereitet, sind die gewohnten, und sie entstehen aus demselben Kundenprofil. Angebot, Vertrag und Rechnung bei RegiaPro Lead ansehen →
In welchen Tarifen es enthalten ist
RegiaPro Bot wird nicht einzeln verkauft und hat keinen eigenen Preis. Im kleinsten Plan ist er nicht enthalten, weil jedes Gespräch einen Credit verbraucht und Start keine Credits hat.
| Start | Pro | Studio | |
|---|---|---|---|
| Chat auf Ihrer Website | nein | ja | ja |
| Datumsprüfung im Kalender | — | ja | ja |
| Kundenprofil wird automatisch angelegt | — | ja | ja |
| Assistent im Programm | nein | ja | ja |
| Monatlich enthaltene Credits | keine | ja | ja, mehr |
Ein Chat-Gespräch verbraucht einen Credit. Wie viele Credits jeder Plan enthält, steht in der Preisliste. Die Pläne Zeile für Zeile vergleichen →
Fragen zum Website-Chat
Kann der Chat sagen, ein Datum sei frei, obwohl es das nicht ist?
Das Datum bewertet nicht die künstliche Intelligenz: Das Programm schlägt es vor der Antwort im Kalender des CRM nach, und das Ergebnis fließt als feststehende Tatsache in die Antwort ein. Danach wird die Antwort noch einmal gelesen und von allem bereinigt, was sie nicht sagen darf. Eine echte Grenze bleibt: Der Chat sieht die Aufträge, die in RegiaPro eingetragen sind. Einen privaten Termin, der nur in Ihrem Google-Kalender steht und nie ins CRM gelangt ist, sieht er nicht – dieser Tag erscheint ihm als frei.
Ist ein Datum, das der Chat als frei meldet, eine Buchung?
Nein, und das sagt der Chat von sich aus in jeder Antwort: dass das Datum in diesem Moment frei ist und dass ein Mensch es bestätigt, kein Chat. Ein Datum, das heute frei ist, kann morgen schon jemand anderes haben: „Es gehört Ihnen“ zu sagen, wäre dieselbe Lüge, wie zu behaupten, es sei frei, obwohl es das nicht ist.
Nennt der Bot einfach einen Preis, wenn jemand danach fragt?
Nur wenn Sie es erlauben, und nur so weit, wie Sie es festlegen. Es gibt drei Modi: keine Zahlen nennen und zur Kontaktaufnahme einladen (das ist die Grundeinstellung), sagen, ab wie viel es losgeht („Hochzeiten gibt es ab …“), oder den Einstiegspreis jeder Leistung nennen. Auch in den offenen Modi kommt nie ein genauer Betrag oder eine Gesamtsumme heraus: Eine Zahl, die genannt wird, bevor man weiß, wie viele Stunden, wo und wie viele Personen, ist kein Angebot, sondern ein Versprechen, das man zurücknehmen muss.
Woher nimmt er die Preise, die er gegebenenfalls nennt?
Aus den Leistungsarten, die Sie in RegiaPro bereits angelegt haben, nicht aus einer zweiten Preisliste, die Sie von Hand abgleichen müssten. Eine zweite Preisliste ist früher oder später eine falsche Preisliste.
Muss ich alle Gespräche lesen, um keinen Kontakt zu verpassen?
Nein. Sobald der Chat weiß, wer die Person ist und wie man sie erreicht, legt er das Kundenprofil im CRM selbst an, mit der Herkunft „Website“ und dem Gesprächsverlauf in der Chronik. Sie finden es am nächsten Morgen unter den Personen, bei denen Sie nachfassen sollten, ohne etwas gelesen zu haben. Die Gespräche, aus denen nichts wurde, sehen Sie trotzdem: Zu wissen, wie viele fragen und dann verschwinden, ist eine Information, kein Ausschuss.
Schreibt der Chat den Kunden an meiner Stelle?
Er spricht mit denen, die den Chat auf Ihrer Website öffnen, und sonst mit niemandem. Er verschickt keine E-Mails, keine WhatsApp-Nachrichten und antwortet nirgendwo sonst in Ihrem Namen. Wenn ein neuer Kontakt entsteht, geht als einzige Nachricht eine Benachrichtigung an Sie selbst raus – ein Hinweis im Programm und eine E-Mail an Sie –, keine Nachricht an die Person, die geschrieben hat.
Was passiert mit den Daten derer, die im Chat schreiben?
Vor der ersten Nachricht muss die Person ein Häkchen bei der Einwilligung setzen, und RegiaPro bewahrt den exakten Wortlaut auf, den sie an diesem Tag akzeptiert hat – keinen Verweis auf den heutigen Text, den Sie morgen ändern könnten. Gespräche von Personen, die nie zu einem Kontakt geworden sind, werden nach einer Frist, die Sie festlegen (standardmäßig zwei Jahre), automatisch gelöscht. Bestehen bleibt das Profil derer, die zu echten Kunden geworden sind.
Kann mir jemand mit einer Flut von Nachrichten Kosten verursachen?
Es gibt ein Nachrichtenlimit pro Besucher, eine Höchstlänge pro Nachricht und ein monatliches Ausgabenlimit mit gut sichtbarem Zähler. Ist das Limit erreicht, ruft der Chat die künstliche Intelligenz nicht mehr auf: Er antwortet mit einer freundlichen Nachricht, die auf Ihr WhatsApp verweist, statt einem Kunden einfach die Tür vor der Nase zuzuschlagen.
Und jetzt: Wie kommt er auf Ihre Website?
Fünf Minuten, und Programmierkenntnisse brauchen Sie nicht.
Wenn Sie WordPress nutzen
Es gibt ein Plugin zum Installieren, es heißt RegiaBot: herunterladen, hochladen und die Adresse Ihres RegiaPro in ein Feld eintragen. Sie fassen das Theme nicht an und schreiben keinen Code.
Auf allen anderen Websites
Ein fertiges Code-Schnipsel, das Sie aus Ihrem RegiaPro kopieren und einmalig unten in Ihre Seiten einfügen. Bei Wix und Squarespace ist es derselbe Code; für Shopify gibt es heute noch nichts Fertiges, und das sagen wir auch.
Die anderen vier Module
Sie sind ein einziges Programm: Die Person, die heute Abend im Chat schreibt, ist dieselbe, die im Juli die Galerie erhält.
Sie liefern mit Ihrem eigenen Link, mit Passwort und Ablaufdatum. Ihr Kunde markiert die gewünschten Fotos, und Sie finden die Liste fertig vor.
Zur SeiteDie Vorauswahl (Culling) der RAW-Dateien in wenigen Minuten: Serienaufnahmen werden gruppiert und die beste vorgeschlagen.
Zur SeiteWohin das Kundenprofil aus dem Chat wandert: Erinnerungen zum Nachfassen, fertig formulierte Nachricht, Angebot und Vertrag.
Zur SeiteAus den Fotos, die Sie bereits geliefert haben, erstellt es den Post-Plan für den Monat.
Zur SeiteBauen Sie ihn in Ihre Website ein und sehen Sie, was abends passiert
Vierzehn Tage mit dem kompletten Full-Plan, ohne Kreditkarte. Am schnellsten finden Sie heraus, ob Sie ihn brauchen, wenn Sie ihn ein Wochenende lang einschalten und zählen, wie viele Gespräche Ihnen einen Kontakt hinterlassen.