Guide passo passo

Dove si preme per collegare le cose

RegiaPro funziona da solo appena entri. Alcune cose però hanno bisogno di un collegamento con un servizio che è già tuo — il tuo Instagram, il tuo Fatture in Cloud, il tuo account dell’AI. Ogni collegamento si fa una volta sola e poi non ci pensi più.

Qui sotto, per ognuno: dove si preme dentro RegiaPro, cosa devi avere in mano prima di cominciare, e come capisci che ha funzionato davvero.

Se il programma ti ha detto che «manca una chiave»

Vuol dire che una di queste connessioni non è ancora fatta. Il messaggio ti dice sempre quale: cerca quel nome nell’elenco qui sotto e vai dritto alla sua guida.

Segnaposto — mancano le fotografie

Le guide qui sotto sono complete a parole, ma senza schermate. Non è una dimenticanza: il programma cambia quasi ogni giorno, e una fotografia vecchia di una settimana mostra pulsanti che non ci sono più. Vanno scattate quando quelle pagine si fermano.

Le sette che servono, in ordine: (1) Impostazioni, la fila delle schede in cima; (2) scheda «AI e chatbot», riquadro «Compilazione automatica con AI» aperto; (3) scheda «Documenti», riquadro «Fatture in Cloud» aperto; (4) pagina «Social», riquadro «Collegamento Instagram» aperto; (5) scheda «AI e chatbot», riquadro «App di selezione foto» aperto; (6) scheda «Azienda», riquadro «Dati dello studio» aperto; (7) il messaggio verde che compare quando «Verifica collegamento» va a buon fine.

I collegamenti, uno per uno

Nessuno è obbligatorio. RegiaPro funziona anche senza: quello che manca resta spento, e te lo dice.

L’AI che scrive per te

Accende i pulsanti «Compilazione automatica con AI». Serve una chiave del tuo account Anthropic.

Fatture in Cloud

Manda le fatture allo Stato senza ricopiarle a mano. Serve un token del tuo account.

Instagram

Fa uscire davvero i post, invece di lasciarteli da pubblicare a mano. Serve un’app Meta.

L’app di selezione foto

Il token che l’app usa per vedere i tuoi lavori. È già pronto: va solo copiato.

Il chatbot sul tuo sito

Come parla, cosa può e non può dire. Usa la stessa chiave AI del primo collegamento.

I tuoi recapiti nelle gallerie

Telefono, WhatsApp, sito e social che il cliente vede in cima alla galleria. Nessun collegamento: basta scriverli.

Tre collegamenti oggi non si fanno da soli

Le mappe, il calendario e la posta in uscita si accendono dal server, non da dentro il programma. Se ti serve uno di quelli, la strada è chiederlo — è scritta più in basso, con il perché.

L’AI che compila al posto tuo

Accende i pulsanti «Compilazione automatica con AI» sparsi per il programma. Finché la chiave non c’è, quei pulsanti restano spenti e te lo dicono.

Dentro RegiaPro, dove si preme Impostazioni AI e chatbot Compilazione automatica con AI

Cosa ti serve prima

Un account su console.anthropic.com — è il sito di chi fa l’AI che usa RegiaPro. Va bene anche quello gratuito. Se non ce l’hai, si apre in cinque minuti con la tua email.

Vai a prendere la chiave

Su console.anthropic.com, nella sezione delle chiavi (API keys), premi per crearne una nuova. Te la fanno vedere una volta sola: copiala subito. Comincia sempre per sk-ant-.

Torna in RegiaPro e incollala

Impostazioni → scheda AI e chatbot → apri il riquadro «Compilazione automatica con AI». Incolla la chiave nella casella e premi «Salva la chiave».

Metti un tetto di spesa

Nello stesso riquadro c’è «Tetto di spesa mensile». Sopra quella cifra RegiaPro si rifiuta di chiamare l’AI fino al mese dopo. Parte da 5 €, e si alza quando vuoi. Serve a non farti crescere il conto senza accorgertene.

Come capisci che funziona

Nello stesso riquadro, sotto la casella, la scritta cambia da «Non ancora configurata» a «Configurata». Più sotto compare «Speso questo mese» con una barretta: è il conto vero, aggiornato.

Due cose da sapere

La chiave non si rilegge più. Una volta salvata, RegiaPro la tiene cifrata e non la mostra a nessuno, nemmeno a te: se la perdi, se ne fa una nuova sul sito di Anthropic e si sostituisce. È voluto, ed è il motivo per cui va copiata subito al passo 1.

Il modello usato è il più economico (Claude Haiku), scelto apposta per restare dentro pochi euro al mese.

Fatture in Cloud

RegiaPro manda la fattura a Fatture in Cloud, e è lui che la trasmette all’Agenzia delle Entrate — esattamente come se l’avessi scritta a mano sul loro sito. Senza questo collegamento resta il portale gratuito dell’Agenzia, come adesso.

Dentro RegiaPro, dove si preme Impostazioni Documenti Fatture in Cloud

Cosa ti serve prima

Un account Fatture in Cloud già attivo. Non serve nessun programmatore e non serve nessun sito che riceva risposte: si fa tutto dentro due pagine del loro sito.

Su Fatture in Cloud: crea un’app

Vai in Impostazioni › Sviluppatori › Le mie App e creane una gratuita. Serve a una cosa sola: farti dare un Client ID. Copialo.

Sempre lì: collega l’app

Vai in Impostazioni › Applicazioni collegate › Connetti una nuova applicazione. Incolla il Client ID, scegli la tua azienda e dai almeno il permesso «Fatture di vendita». Ti danno un Access Token che non scade, finché non lo togli tu.

Prenditi anche l’ID azienda

È il numero che vedi nell’indirizzo del browser mentre sei dentro Fatture in Cloud: app.fattureincloud.it/c/QUESTO-NUMERO/… Copia solo il numero.

Torna in RegiaPro e incolla i due valori

Impostazioni → scheda Documenti → apri il riquadro «Fatture in Cloud». Metti il token nella casella «Token di accesso» e il numero nella casella «ID azienda».

Premi «Verifica collegamento»

È il pulsante lì sotto. Se ti risponde con il nome della tua azienda, token e ID sono giusti. Se risponde con un errore, è scritto sotto cosa vuol dire.

La prima fattura vera: fai prima la prova a vuoto

Un collegamento nuovo sbaglia quasi sempre qualcosa la prima volta — un permesso che manca, un’aliquota IVA non prevista da loro. Scoprirlo su una fattura già partita vuol dire correggerla con una nota di variazione: una seccatura vera.

Per questo, quando premi «Trasmetti» su una fattura, RegiaPro ti chiede prima se vuoi fare solo la prova. Rispondi di sì la prima volta. Fatture in Cloud controlla tutto e non spedisce niente a nessuno. Se la prova passa, il collegamento è a posto e puoi mandarla per davvero.

Dopo qualche ora usa «Controlla lo stato»: ti dice se l’Agenzia l’ha accettata o scartata, e se scartata ti dice perché.

Se ti risponde con un errore

«token non valido» → rifallo dal passo 2.
«non ha il permesso» → rifallo dal passo 2, e questa volta spunta anche Fatture di vendita.
«non trovo un’aliquota IVA» → quell’aliquota va creata prima dentro Fatture in Cloud, non qui.

Instagram

Senza questo collegamento, un post pronto si ferma su «Tocca a te»: foto e didascalia fatte, ma la pubblicazione la fai tu a mano. Con il collegamento, esce da solo.

Dentro RegiaPro, dove si preme Social Collegamento Instagram → Configura

Attenzione: questo non sta nelle Impostazioni. Sta in cima alla pagina Social, che è nel menu di sinistra.

Cosa ti serve prima

Tre cose, e sono la parte lunga — stanno tutte dalla parte di Meta, non di RegiaPro:

un account Instagram professionale (non personale), collegato a una Pagina Facebook;
un’app su developers.facebook.com con dentro il prodotto Instagram;
un token generato da quell’app con due permessi precisi: instagram_business_basic e instagram_business_content_publish.

Apri il riquadro

Vai nella pagina Social. In cima c’è «Collegamento Instagram»: premi «Configura» (se l’avevi già fatto, il pulsante dice «Modifica»).

Riempi le tre caselle

App ID: il numero della tua app Meta.
ID account Instagram business: l’identificativo numerico del tuo profilo professionale.
Token di accesso: quello generato al punto sopra. Poi premi «Salva».

Premi «Verifica collegamento»

Se è tutto giusto, ti risponde con il nome del tuo account: «Collegamento verificato: account @iltuonome». È la prova che serve.

Cosa esce da solo e cosa no

Foto singole e caroselli: sì. Reel e storie: no, e non è una dimenticanza — sono video, e RegiaPro non tratta video. Quelli continui a metterli tu, con il pulsante di sempre. Se provi, te lo dice invece di fallire in silenzio.

Meta accetta al massimo 100 pubblicazioni ogni 24 ore per account, e vuole foto in JPEG — se ne carichi una in un altro formato, RegiaPro la converte da solo prima di mandarla.

Il token non torna più indietro

Come per la chiave dell’AI: una volta salvato, non si rilegge più — nemmeno cifrato. Se devi cambiarlo, se ne incolla uno nuovo. Se lasci la casella vuota, quello vecchio resta com’è. C’è anche «Rimuovi il collegamento», che lo cancella del tutto.

L’app di selezione foto

Questo è il più facile di tutti: non devi andare a prendere niente da nessuna parte. Il token esiste già dentro RegiaPro: va copiato e incollato dentro l’app, una volta sola.

Dentro RegiaPro, dove si preme Impostazioni AI e chatbot App di selezione foto

Copia il token

Apri quel riquadro. Alla voce «Il tuo token» il valore è coperto da pallini: premi «Mostra» per vederlo, oppure direttamente «Copia».

Incollalo nell’app

Apri l’app di selezione foto sul tuo computer. In cima alla pagina c’è il campo «Token»: incolla lì. Resta salvato: non lo devi rimettere ogni volta.

Cosa apre e cosa non apre

Serve a una cosa sola: far leggere all’app l’elenco dei tuoi lavori che hanno una cartella foto. Non apre nient’altro del programma. Ma tienilo per te lo stesso: chi ce l’ha vede quell’elenco.

Se pensi che qualcuno l’abbia visto

Nello stesso riquadro c’è «Rigenera token»: ne fa uno nuovo e butta via il vecchio. Subito dopo devi reincollare quello nuovo dentro l’app, altrimenti l’app smette di vedere i tuoi lavori — e non è un guasto, è questo.

Il chatbot sul tuo sito

La bollicina di chat che i visitatori vedono sul tuo sito. Non ha un collegamento suo: usa la stessa chiave e lo stesso tetto di spesa dell’AI (la prima guida qui sopra). Quindi se hai fatto quella, questa è già mezza fatta.

Dentro RegiaPro, dove si preme Impostazioni AI e chatbot Chatbot pubblico sul sito

Prima: la chiave dell’AI

Se non l’hai ancora messa, fallo con la prima guida. Senza, il chatbot non risponde a nessuno.

Digli come deve parlare

Nella casella «Tono dell’assistente» scrivi poche parole, non un tema: «informale e amichevole», «professionale ma caldo». Se la lasci vuota usa il tono di sempre, che è già cortese.

Digli cosa non deve dire

Nel riquadro «Direttive per l’assistente», una regola per riga. Per esempio: «non parlare mai di prezzi precisi prima di aver saputo la data», «non promettere disponibilità che non hai verificato». Il tono è come parla, le direttive sono cosa può dire: sono due cose diverse.

Le conversazioni dove finiscono

Nella sezione Chatbot del menu, non qui: qui si decide solo come si comporta. Nello stesso riquadro puoi anche accendere l’avviso via email ogni volta che il chatbot ti porta un contatto nuovo.

I tuoi recapiti nelle gallerie

Questo non è un collegamento e non serve nessuna chiave: sono i tuoi recapiti, e finiscono in cima alle gallerie che mandi ai clienti. Un campo lasciato vuoto vuol dire che quell’icona non compare: è così che si nasconde quello che non vuoi far vedere.

Dentro RegiaPro, dove si preme Impostazioni Azienda Dati dello studio

Come vanno scritti, esattamente

Telefono — con il prefisso internazionale davanti: +393331234567. È quello che fa comparire il pulsante «chiama».
WhatsApp — il numero senza il più: 393331234567. Non è un capriccio: è il formato che vuole WhatsApp.
Instagram — solo il nome, senza la chiocciola e senza l’indirizzo: foto.papini.
Facebook — solo quello che viene dopo facebook.com/.
YouTube — il nome del canale come appare dopo youtube.com/, con la chiocciola: @fotopapini.

Anche il nome con cui ti firmi

Nello stesso riquadro c’è «Come ti firmi nei messaggi»: è il nome che il cliente legge in fondo ai messaggi WhatsApp e alle email che parte da RegiaPro. Se lo lasci col nome sbagliato, se ne accorge lui prima di te.

I collegamenti che oggi non puoi fare da solo

Questi tre non hanno una casella dentro il programma: si accendono dal server, e oggi lo fa chi gestisce il tuo RegiaPro. Lo scriviamo invece di far finta che ci sia un pulsante da qualche parte: cercarlo per mezz’ora è peggio che sapere subito che non c’è.

Le mappe — è questo che dà l’errore quando crei un lavoro

Se creando un lavoro nuovo ti compare «manca la chiave di Google Maps», o «il calcolo della distanza non è configurato», è questo. Serve al calcolo dei chilometri, del carburante, dei pedaggi e dell’ora in cui devi partire, e alla ricerca del posto per nome.

Non c’è nessuna casella dove incollarla, e non è colpa tua che non la trovi. Va messa sul server. Nel frattempo il programma funziona lo stesso: la distanza la scrivi a mano, tutto il resto va.

Cosa fare: scrivici e la accendiamo noi. È una cosa di cinque minuti.

Il calendario Google e il foglio Google

La sincronizzazione con il tuo calendario e con il foglio dei lavori esiste, ma si accende dal server: serve un file di credenziali di Google e che tu condivida il tuo calendario con l’utenza tecnica di RegiaPro. Finché non è fatto, RegiaPro non chiama Google e lo dichiara apertamente, invece di mostrarti un calendario vuoto come se fosse tuo.

Nelle Impostazioni, alla scheda Manutenzione, trovi «Rigenera il foglio»: serve dopo, quando il collegamento c’è già e il foglio si è disallineato. Non è il pulsante che lo accende.

La posta in uscita

Le email che RegiaPro manda ai tuoi clienti — la galleria pronta, il preventivo, i promemoria — hanno bisogno di una casella da cui uscire, e anche quella si configura sul server.

WhatsApp invece funziona già, ed è diverso. RegiaPro non manda niente per conto suo: ti prepara il messaggio, tu lo rileggi e premi invio dal tuo WhatsApp. È voluto — un programma che scrive ai clienti da solo, prima o poi scrive la cosa sbagliata alla persona sbagliata. L’unica cosa da fare è mettere il tuo numero nei dati dello studio.

Segnaposto — guide non ancora scrivibili

Tre guide mancano apposta, perché il collegamento non esiste ancora dentro il programma e non lo inventiamo: il fornitore di posta per le email in uscita (la scelta non è ancora stata fatta), l’accesso a due fattori, e la gestione delle licenze.

Quando esisteranno, le guide si scrivono qui, con lo stesso schema: dove si preme, cosa serve prima, come capisci che funziona.

Sei rimasto bloccato su un passaggio?

Scrivici su WhatsApp e dicci a che punto ti sei fermato: risponde una persona che il programma l’ha fatto, non un modulo automatico.

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