Le richieste non si perdono più. E il messaggio è già scritto.
Ogni persona che ti contatta diventa una scheda, e la scheda tiene tutto in ordine di tempo: la telefonata, il preventivo, il contratto, l’acconto. Ogni mattina il programma ti mette davanti chi ricontattare oggi, con la bozza del messaggio già pronta.
Il problema non è trovare i clienti. È non perderli per strada.
Una richiesta arriva su WhatsApp, un’altra per email, una terza te la fanno a voce a un matrimonio. Rispondi a tutte lo stesso giorno, e sei bravo. Poi arriva il sabato, poi la settimana di montaggio, e quella coppia che aveva chiesto il preventivo a marzo non l’hai più risentita — non perché non ti interessasse, ma perché non c’era nessun posto che te lo ricordasse.
- Le richieste stanno in quattro posti diversi, e nessuno le conta.
- Il preventivo mandato a marzo nessuno lo sollecita.
- Quando richiamano dopo sei mesi, non ti ricordi a che punto eravate.
- Il preventivo, il contratto e la fattura li riscrivi tre volte.
Schermata vera del programma. Nomi, importi e recapiti di fantasia.
Una scheda per persona, e dentro c’è tutto
Non c’è un posto per le email, uno per i messaggi e uno per le note dopo la telefonata: c’è un elenco solo, in ordine di tempo. Quando quella persona richiama sei mesi dopo, in tre secondi sai chi è e a che punto eravate rimasti.
Cosa si legge dall’alto
- Le tre cose che contano subito: la data dell’evento, quando lo devi ricontattare, e quanto c’è da incassare.
- A che punto è: nuovo, contattato, offerta inviata, in trattativa, confermato, perso, nessuna risposta.
- Il messaggio giusto per quel punto, già scritto e pronto da leggere prima di mandarlo.
- Acconto e saldo contati a parte, perché si incassano in momenti diversi e spesso in modi diversi.
Schermata vera del programma. Nomi, importi e recapiti di fantasia.
Ogni mattina, chi ricontattare oggi
È la schermata che apri per prima. Non un elenco di tutto, ma le poche persone che oggi vale la pena risentire, ognuna con il messaggio già scritto e adattato al tipo di servizio e al punto in cui siete. Leggi, correggi se vuoi, mandi.
Le cadenze, dette per intero
Dopo un preventivo il programma propone il sollecito al 3º giorno, poi al 7º, al 14º e al 30º: l’intervallo si allarga insieme al calare della probabilità di risposta, così l’ultimo contatto non si legge come accanimento. Dopo un primo contatto in cui manca ancora la data dell’evento la cadenza è più corta — 2º, 5º, 10º — perché lì non stai chiedendo una decisione, stai chiedendo un’informazione.
Due regole che contano più della cadenza
Mai due solleciti alla stessa persona a meno di tre giorni l’uno dall’altro. Su un cliente trascurato tutte le scadenze sono già passate: senza questa pausa ti ritroveresti il primo, il secondo e il terzo sollecito da mandare nello stesso pomeriggio.
Niente solleciti nella settimana prima dell’evento. A quel punto sarebbero fuori tempo, e chi li riceve se ne accorge.
Schermata vera del programma. Sopra all’elenco c’è scritto la regola che non cambia: il CRM non manda niente da solo.
Il programma non scrive mai ai tuoi clienti
Prepara e propone. L’ultimo gesto è tuo, sempre. Non è una funzione che manca: è come è fatto, e c’è un motivo pratico che riguarda il tuo numero di telefono.
Il messaggio parte dal tuo numero
RegiaPro apre WhatsApp sulla conversazione con quel cliente, col testo già dentro. Tu tocchi invia. Il messaggio arriva dal numero che il cliente ha già in rubrica.
Perché non lo manda il programma
Un numero può stare sull’app del telefono o sul canale aziendale di Meta, non su tutti e due. Passandolo al canale aziendale perderesti l’app — e i clienti riceverebbero i messaggi da un mittente sconosciuto.
Tu gli dici com’è andata
Dopo aver mandato scegli fra «l’ho scritto», «ha risposto» e «non risponde». Da lì il programma decide se andare avanti col prossimo sollecito, fermarsi, o chiudere.
E se rispondono al telefono
Scrivi cosa ti hanno detto in due righe: finisce nella cronologia del cliente insieme a tutto il resto, e i solleciti si fermano da soli.
Preventivo, contratto, fattura: si scrive una volta sola
I tre documenti nascono dalla stessa scheda e dagli stessi dati. Il nome della coppia, la data, il luogo e l’importo li scrivi una volta: dopo si portano dietro da soli, di documento in documento.
- 1
Il preventivo
Si costruisce da un modello tuo, con i tuoi pacchetti e i tuoi listini. Lo mandi con un collegamento che non si può indovinare, e sai quando è stato aperto.
- 2
Il contratto
Nasce dal preventivo accettato senza riscrivere niente, e si firma da lì.
- 3
La fattura
Esce dallo stesso posto, con la numerazione che continua da sola. Le fatture non escono mai dal programma con un collegamento pubblico: quelle si scaricano solo da dentro.
Sul contratto siamo onesti fino in fondo
Chi ha scritto questo programma non è un avvocato, e il programma te lo dice prima che tu usi il modello: ti elenca i sette punti in cui un contratto fra un professionista e un privato può non valere niente — il diritto di ripensamento, le clausole da firmare due volte, l’acconto trattenuto, i diritti sulle fotografie, le persone fotografate, l’informativa privacy e la marca da bollo.
Serve a farti fare le domande giuste al tuo legale, non a sostituirlo. Un modello di contratto che si spaccia per sicuro è più pericoloso di nessun modello.
Schermata vera del programma. L’avviso in cima non è un nostro testo di marketing: è quello che il fotografo legge davvero prima di usare il modello.
E poi arriva il giorno dell’evento
È la parte che quasi nessun gestionale fa, ed è quella che ti fa dormire la notte prima. Sul lavoro confermato scrivi le tappe della giornata — casa della sposa, chiesa, ristorante — ognuna col suo indirizzo verificato.
La chiesa giusta, non una qualsiasi
Cerchi «chiesa di San Michele» e ti compare l’elenco dei posti che si chiamano così, ognuno col suo indirizzo e il suo comune. Scegli tu. Arrivare nel paese sbagliato la mattina del matrimonio non si rimedia.
A che ora devi partire
Il programma chiede quanto ci vuole per arrivare all’ora e nel giorno del tuo evento, e ti dice che è il traffico previsto — non quello in diretta, che per un matrimonio fra otto mesi non può esistere.
La nota che diventa un promemoria
«Noleggiare la stampante», «ritirare il permesso»: si scrive in rosso in cima alla scheda e diventa un promemoria sette giorni prima. Se l’evento è fra tre giorni compare subito, che è quando serve.
Le spese vere di quel lavoro
Il collaboratore, la trasferta, e le spese vive con la nota di cosa erano. Si tolgono dal guadagno, non si aggiungono a quello che paga il cliente. A fine anno «380 euro» senza scritto cos’era non dice niente.
Le tappe si compilano solo sui lavori confermati: prima di quel momento data e luogo possono ancora cambiare. Guarda com’è una giornata intera con RegiaPro →
Cosa cambia da un piano all’altro
Le schede dei clienti e i promemoria di ricontatto ci sono in tutti i piani, anche nel più piccolo. Quello che cambia è il resto.
| Start | Pro | Studio | |
|---|---|---|---|
| Schede clienti | illimitate | illimitate | illimitate |
| Promemoria di ricontatto | sì | sì | sì |
| Preventivi | 10 al mese | illimitati | illimitati |
| Contratti con firma | no | sì | sì |
| Fatture | no | sì | sì, con fatturazione elettronica |
| Numeri WhatsApp | il tuo | il tuo | fino a tre |
| Persone che ci lavorano | 1 | 3 | 5 |
I numeri vengono dal listino, e un controllo automatico verifica che sito e listino non si allontanino mai. Confronta i piani riga per riga →
Domande su le schede e i ricontatti
Devo cambiare il numero di WhatsApp del mio lavoro?
No, e non potresti nemmeno volerlo. RegiaPro non manda i messaggi al posto tuo: prepara il testo giusto e apre WhatsApp sulla conversazione con quel cliente, col messaggio già scritto. Tu leggi e tocchi invia. Così il messaggio parte dal tuo numero di sempre, dentro la conversazione che il cliente ha già — non da un numero aziendale che non riconosce.
Il programma scrive ai miei clienti da solo?
No, mai. Prepara e propone; l’invio è tuo. Non è un’impostazione da cercare: è una regola del programma, ed è scritta sopra all’elenco dei ricontatti — «il CRM non manda niente da solo: prepara, mandi tu, e gli dici com’è andata».
Ogni quanto mi propone di ricontattare una persona?
Dopo un preventivo: al 3º giorno, poi al 7º, al 14º e al 30º. Dopo un primo contatto senza preventivo: al 2º, al 5º e al 10º. Ma contano più due regole che la cadenza: mai due solleciti alla stessa persona a meno di tre giorni l’uno dall’altro, e niente solleciti nella settimana prima dell’evento, perché a quel punto sarebbero fuori tempo.
Posso decidere io quando ricontattare, invece del programma?
Sì, e quando la data la scegli tu il programma non la tocca più. La cadenza serve a proporre, non a comandare su una decisione già presa. Lo stesso vale quando registri una risposta del cliente: i solleciti si fermano da soli e il ricontatto torna una scelta tua.
I contratti che escono da RegiaPro sono validi?
Il modello di partenza c’è, ma chi ha scritto il programma non è un avvocato — e il programma te lo dice in faccia. Prima di usare il contratto ti elenca sette punti in cui un accordo fra un professionista e un privato può non valere niente: il diritto di ripensamento, le clausole da firmare due volte, l’acconto trattenuto, i diritti sulle fotografie, le persone fotografate, l’informativa privacy e la marca da bollo. Falli controllare da un legale prima di far firmare qualcosa.
Come fa a sapere a che ora devo partire per l’evento?
Lo chiede a Google per l’ora e il giorno del tuo evento, e ti dice chiaramente che è il traffico previsto — non quello in diretta, che per un matrimonio fra otto mesi non può esistere. Le tappe le cerchi per nome («chiesa di San Michele») e scegli tu quella giusta fra tutte quelle che si chiamano così, con l’indirizzo completo e il comune davanti agli occhi.
Posso importare i clienti che ho già su un foglio Excel?
L’importazione da Excel o CSV è prevista, ma le regole non sono ancora decise: quali colonne servono, quanti clienti per volta, cosa succede a chi è già dentro. da confermare Preferiamo scriverlo qui invece di prometterla e basta e farti scoprire dopo che funziona in un altro modo.
Cosa succede alle mie schede se smetto di pagare?
Il piano torna in sola lettura: vedi tutto, non crei più niente. Le gallerie vanno in pausa dopo trenta giorni. Niente viene cancellato — è una regola scritta, non un’intenzione.
Gli altri quattro moduli
Sono un programma solo: il cliente lo scrivi qui una volta, e poi se lo passano fra loro.
La galleria che consegna le foto con password e scadenza, e il cliente ti segna da solo quelle che vuole.
Vai alla paginaLa scrematura dei RAW ridotta a pochi minuti: raggruppa le raffiche, propone la migliore e non cancella mai niente.
Vai alla paginaDalle foto che hai già consegnato costruisce il piano dei post del mese.
Vai alla paginaUna chat sul tuo sito che risponde a chi passa e ti crea la scheda da sola.
Vai alla paginaProvalo sulla prossima richiesta che ti arriva
Quattordici giorni con tutto il piano Pro, senza carta di credito. Il modo più veloce di capire se ti serve è metterci dentro le tre o quattro richieste che hai aperte adesso.